Arbejdsgivere kan pålægges at føre logbog

10 februar 2016

Som noget usædvanligt kan både SKAT, Arbejdsmarkedsstyrelsen og kommunerne under visse betingelser pålægge arbejdsgivere at føre logbog over de personer, som de beskæftiger i deres virksomhed.

Formålet med reglerne er at undgå sort arbejde og socialt bedrageri. Målgruppen for reglerne er derfor virksomheder, hvor der i forbindelse med kontrolbesøg opstår tvivl om, hvorvidt de personer, der træffes i virksomheden, reelt er beskæftiget i denne.

Det usædvanlige ved reglerne er, at det ikke kun er SKAT – men også STAR (Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering) og kommunerne – som kan pålægge en virksomhed at føre logbogen, og at SKAT har ret til at se denne, selvom pålægget om at føre logbogen er givet af en anden myndighed.

Et pålæg om at føre logbog kan gives til virksomheder, der har utilstrækkelige registreringer omkring sine ansatte, som har rod i sit lønningsbogholderi, eller som tidligere har beskæftiget sort (uregistreret) arbejdskraft og/eller medvirket til socialt bedrageri, eller hvis der skønnes risiko herfor.

I logbogen skal der skrives oplysninger om alle de personer, der forventes at udføre arbejde i virksomheden den pågældende dag, uanset om de modtager vederlag for deres arbejde eller ej.

Registreringen skal indeholde oplysninger om navn, personnummer, arbejdstid og timeløn eller lignende. Indkaldes der vikarer eller afløsere i løbet af dagen, skal der tilføjes oplysninger om disse.

Logbogen kan være både papirbaseret og digital, og oplysningerne skal opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning.

Et pålæg gives som udgangspunkt for en periode på 12 måneder og udløber automatisk på dette tidspunkt. Hvis myndighederne konstaterer manglende registreringer, kan pålægget dog forlænges for yderligere en 12-måneders periode.

En nylig offentliggjort dom viser, at myndighederne ikke viger tilbage for at forlænge perioden, hvis de ikke mener, at bogen føres retmæssigt, og at domstolene bakker denne praksis op.

Selvom et pålæg om at føre logbog kan forlænges, så består der også en mulighed for det modsatte. Altså for at få ophævet pålægget inden udløbet af 12-måneders perioden.

Dette kan ske, hvis myndighederne ved en efterfølgende kontrol kan konstatere, at virksomheden udarbejder sædvanlig dokumentation for et ansættelsesforhold (en ansættelseskontrakt) og indberetter de ansatte i overensstemmelse med de gældende retningslinjer, eller hvis der i øvrigt er grundlag for en ophævelse.

At føre en logbog er i næsten alle tilfælde en tung administrativ byrde for den berørte virksomhed.

Det bedste en virksomhed, som modtager et pålæg om at føre logbog, kan gøre, er derfor med det samme at tage initiativ til at føre logbogen helt efter forskrifterne og i øvrigt at foretage de handlinger, som skal til for hurtigst muligt at få ophævet pålægget. Sker dette, vil virksomheden allerede efter få måneder kunne anmode om genbesøg og måske få ophævet pålægget.