• De 6 myter om Software Asset Management, som kan være mange penge værd.
Artikel:

De 6 myter om Software Asset Management, som kan være mange penge værd.

27 september 2017

Der er mange undskyldninger for ikke at bekymre sig om Software Asset Management, men prioritering bør ikke være en af dem. I artiklen stiller skarpt på nogle af de myter og misforståelse, som omgiver området.
 

Aflivning af myter omkring Software Asset Management

Der har i mange år været et stadigt stigende fokus på Software Asset Management (SAM). Et fokus, som bliver hjulpet godt på vej af de mange tilbagevendende software licens audits fra de forskellige softwareleverandører. De fleste med store incompliance og økonomiske konsekvenser til følge og hertil stort træk på interne nøgleressourcer for at kunne gennemføre en software licens audit.

Med det stigende fokus på SAM er der også opstået mange myter omkring SAM. Myter og påstande som vi er stødt på gennem næsten 400 software licens audits for forskellige softwareleverandører – myter og påstande der oftest giver anledning til modstand for en effektiv implementering af SAM, eller at SAM slet ikke bliver implementeret og nedprioriteres kraftigt – meget i kontrast til, hvad Gartners Analysen viser omkring besparelsesmuligheder ved SAM.

Lad mig gennemgå disse myter - og ikke mindst aflive dem...


Myte 1: Jeg får ikke noget ud af SAM

Denne myte og påstand er vi stødt på utallige gange gennem mange år – og det bunder i, at udgangspunktet er compliance, og dermed opfattes SAM som en direkte omkostning. Det er altid let at blive compliant ved at tilkøbe, hvad man mangler, modsat SAM, hvor udgangspunktet og målet er først at identificere besparelses- og optimeringsmuligheder med efterfølgende realisering for herigennem at blive compliant. 
 

Myte 2: SAM er alt for dyrt at implementere

Denne myte og påstand hører vi konstant – ja, der er omkostninger i forbindelse med en fuld implementering af SAM, men det er vigtigt at se det i sammenhæng med, hvad man får ud af SAM. Fokus bør især være på besparelser, der skal inkluderes i en ROI analyse og beregning. De direkte og indirekte besparelser er med til at finansiere dele af et SAM program – hertil er det vigtigt at sikre et vedvarende SAM program for at høste besparelserne fremadrettet.

Man kunne også stille spørgsmålet – hvad vil det koste ikke at have SAM implementeret?
 

Myte 3: SAM er alt for kompliceret at implementere

Et SAM program består af mange mindre komponenter/moduler, og det er sammenhængen og interaktionen mellem de forskellige komponenter, der udgør et samlet SAM program. Derfor er det vigtigt, at SAM implementeres trin for trin og med udgangspunkt i brug af eksisterende data- og managementsystemer i organisationen. Mange organisationer har mange managementsystemer og datakilder, der kan kædes sammen via processer og kontroller og herved hjælpe til at få identificeret de manglende komponenter/moduler, der mangler og skal implementeres.

Kort sagt – fundamentet for et godt SAM program findes allerede i de fleste organisationer – det der mangler er at koble dem sammen via kontroller og processer til et SAM program.
 

Myte 4: SAM? – vi har et SAM værktøj, så vi er på den sikre side

Vi oplever, at der er mange, der har denne holdning og dette synspunkt, som fører til en falsk tryghed om, at det hele styres og håndteres via SAM værktøjet.

Der er mange gode SAM værktøjer på markedet – og det mest fundamentale og essentielle man skal huske er, at alle disse SAM værktøjer er tomme rammeværktøjer, der er afhængige af data, der trækkes ind i systemerne – ”Garbage In = Garbage Out”-princippet. Dette kan lyde som en selvfølgelighed, og det er det også. Vi oplever dog at:

  • Ikke alle IT enheder er inkluderet i SAM værktøjet. Det vil sige, at SAM værktøjer behandler data, der ikke er fuldstændige og de IT enheder, som ikke er med bliver ”glemt”
  • Agenter der opsamler og videresender data til SAM værktøjet kan nogle gange fejle – og der findes ikke en kontrol og proces for, hvordan disse data opsamles, så fejlen udbedres
  • Løbende ændringer i IT enheder – udskiftninger – bliver ikke altid håndteret og registeret
  • Der mangler kvalitetskontrol af de data, der trækkes ind og ud af SAM værktøjerne

Det er derfor vigtigt, at disse kontroller og processer er i sammenhæng med SAM værktøjet. Når disse kontroller og processer ikke er på plads, så er det underordnet, hvilket SAM værktøj der bliver implementeret. Det vil give samme fejlbehæftede resultat.


Myte 5: Vi har lige været igennem en audit – så vi behøver ikke SAM

IT-miljøer er meget dynamiske og ændres løbende - og i kombination med komplekse licensregler gør det, at SAM er nødvendigt også efter en audit. Ændringer kan ske fra dag til dag, og miljøet kan gennemgå store forandringer på ganske kort tid, hvorfor det er vigtigt, at SAM ses som en vedvarende aktivitet, og at der er fokus på at kunne styre disse ændringer.

Når man har gennemgået det hele via en audit er resultatet et godt gennemarbejdet grundlag for de SAM tiltag, der med stor fordel kan igangsættes. Den overordnede metode er:

  • Identificere de områder, hvor der er fundet incompliance
  • Gennemgå områderne bagudrettet og finde årsagerne til incompliance
  • Implementere SAM tiltag, der sikrer compliance fremadrettet inden for området


Myte 6: Vi har næsten alt i skyen og behøver ikke at bekymre os om compliance og SAM

Ofte hører vi dette – og der er på forunderligvis en misforståelse af, at når alt er i skyen, og det meste kører via abonnement/leje modellen, så er der ingen bekymringer, og der er ikke behov for SAM. Det primære mål med SAM er at identificere, optimere og realisere besparelser, og selv om alt er i skyen, er det vigtigt at håndtere eksempelvis følgende:

  • Er det nødvendigt med de licenser/abonnementer vi har? Overforbrug/underforbrug
  • Vedvarende reallokering og tildeling af licenser
  • Hybrid installationer - har vi noget installeret lokalt, som medfører licenspligt og ansvar, der skal varetages
  • Server Mobility
  • Geografiske restriktioner
  • Delte online brugerkonti
  • ”Dark Clouds”


Lad os hjælpe dig

Læs mere omkring BDO Software Asset Management serviceområdet og vores ydelser her og kontakt os gerne for en snak om, hvordan vi med vores ekspertise og kompetencer kan hjælpe din virksomhed/institution.