Regnskabsmæssig aktivering af egne lønninger til udvikling

Aktivering af udviklingsomkostninger skal ske til kostprisen. Denne skal som minimum omfatte de direkte medgåede omkostninger, herunder egne lønninger, men kan også omfatte indirekte omkostninger.
Virksomheder i regnskabsklasse C (stor) og D er forpligtet til at aktivere deres udviklingsomkost-ninger, mens virksomheder i regnskabsklasse B og C (mellem) kan vælge at gøre det. Dette vælger tech startups m.fl. almindeligvis at gøre alene af den grund, at deres adgang til lånefinansiering normalt beror på, at de kan fremvise en positiv egenkapital. Se nærmere om reglerne for aktivering i denne artikel, der også rummer en opregning af de specifikke kriterier, som skal være opfyldt og dokumenteret for at aktivering er muligt.

Ved udvikling forstås anvendelse af kendt viden til frembringelse af nye eller væsentligt forbedrede materialer, produkter, processer, systemer eller tjenesteydelser. Udvikling adskiller sig fra forskning – hvortil omkostninger altid skal indregnes i resultatopgørelsen – derved, at man teknisk set bevæger sig i kendt terræn. 


Indregning og måling

Udviklingsprojekter skal ved første indregning måles til kostpris. Efterfølgende målinger sker til kostpris med fradrag af afskrivninger, men afskrivning påbegyndes først, når aktivet er klar til brug, hvilket som udgangspunkt vil sige, når udviklingsarbejdet er færdigt. Afskrivningerne opgøres på baggrund af en skønnet brugstid. Hvis det i helt særlige tilfælde ikke er muligt at skønne en sådan, fastsættes den normalt til 10 år.

Virksomheder, der aktiverer udviklingsomkostninger, skal under egenkapitalen binde et beløb svarende til de aktiverede omkostninger, eksklusive udskudt skat, heraf. Reserven, der ikke kan anvendes til udbytte eller til dækning af underskud, skal præsenteres under egenkapitalen på en særskilt linje med teksten ”Reserve for udviklingsomkostninger”. I takt med at der afskrives, skal reserven nedskrives med afskrivningerne efter skat.


Opgørelse af kostprisen

Kostprisen skal som minimum omfatte de direkte medgåede omkostninger til udvikling. 

Virksomhederne kan frit vælge, om de også vil aktivere indirekte omkostninger og renter relateret til finansieringen af projektet, men sker det, skal princippet anvendes i forhold til alle udviklingsarbejder, fordi der er tale om valg af en regnskabspraksis. 

Ved indirekte omkostninger forstås fx omkostninger til ledelse af udviklingsafdelingen, husleje og øvrige lokaleomkostninger (lys, vand og varme), der kan henføres til udviklingsafdelingen. Administrationsomkostninger kan derimod normalt ikke indgå som en del af kostprisen.


Egne lønninger

Virksomheder, der anvender egne medarbejdere til udviklingsarbejdet, skal kunne dokumentere omfanget af disses tidsforbrug på opgaven. Dette stiller krav til forretningsgange og registreringssystemer.

For medarbejdere, der så at sige er ansat til opgaven, vil det som udgangspunkt ikke være nødvendigt med en egentlig tidsregistrering, hvis det kan godtgøres, at de pågældende ikke også har administrative opgaver mv. For medarbejdere, der også arbejder med andre ting, vil det derimod som udgangspunkt være nødvendigt med en form for tidsregistrering, der både skal være reel og troværdig. 

De lønomkostninger, der skal aktiveres, omfatter ikke kun den egentlige løn, men også accessoriske omkostninger i form af feriepenge, pensionsbidrag, ATP-bidrag og andre sociale omkostninger samt goder i form af fri telefon mv. 

Ovenstående artikel er hentet fra Depechen, der er vores elektroniske nyhedsbrev om skat, moms og regnskab. Depechen udsendes hver anden onsdag og er ganske gratis.