Moms ved viderefakturering af udenlandske udlæg
Moms ved viderefakturering af udenlandske udlæg
Det er intet problem at viderefakturere udlæg afholdt i udlandet, hvis de momsmæssige betingelser herfor er opfyldt. Er de ikke det, er det ofte en bedre løsning selv at bære udgiften mod en lidt højere pris på varen eller ydelsen.
Når danske virksomheder sender medarbejdere til udlandet, kommer virksomhederne automatisk til at betale udenlandsk moms af en række af de omkostninger, som deres medarbejdere afholder på turen til fx hoteller, bespisning og transport. En moms, som virksomhederne ikke kan fratrække i deres danske momsregnskab, men som de ofte kan få retur, hvis de søger herom hos de respektive skattemyndigheder. Det gælder uanset om formålet med rejsen er at deltage i en udstilling eller messe, at besøge kunder eller leverandører eller for at deltage i møder hos koncernforbundne virksomheder eller filialer.
Det hænder imidlertid ikke så sjældent, at medarbejdernes rejse har sammenhæng enten med et salg af varer eller ydelser eller med køb af den slags, og at det med kunden/leverandøren er aftalt, at denne skal bære rejseudgifterne. For arbejdsgivervirksomheden er disse derfor bare et udlæg, som skal viderefaktureres, hvilket kan give momsmæssige udfordringer.
For at et udlæg kan viderefaktureres uden moms, skal en række betingelser være opfyldt:
I forhold til udlægsreglerne er det uden betydning, om der er tale om udlæg afholdt i Danmark eller i udlandet. Er betingelserne opfyldt kan en dansk virksomhed, der har haft en medarbejder på rejse i fx Sverige, viderefakturere medarbejderens rejseudgifter uden moms til en svensk kunde med den konsekvens, at denne i sit svenske momsregnskab kan fradrage den svenske moms af rejseudgifterne efter de regler, der gælder herfor i Sverige.
Er udlægsreglerne derimod ikke overholdt, fx fordi fakturaen er udstedt til medarbejderen eller dennes arbejdsgiver, er den danske virksomhed som udgangspunkt nødt til at lade sig momsregistrere i Sverige, så udgiften kan viderefaktureres med svensk moms. Tilsvarende gælder i alle andre lande indenfor EU.
Udlægsreglerne er primært interessante i de tilfælde, hvor den, der i den sidste ende skal bære udgiften, kun har begrænset eller ingen fradrag for moms, eller hvis der er tale om udgifter afholdt i udlandet. Kravet om udenlandsk momsregistrering i de tilfælde, hvor fakturakravet – eller andre betingelser – ikke er opfyldt, gør det imidlertid administrativt tungt at viderefakturere udgifterne direkte.
Det bedste virksomhederne kan gøre i sådanne tilfælde vil ofte være at indregne antagelige følgeudgifter (uden efterfølgende regulering) i prisen på den vare eller ydelse, der skal købes eller sælges. Altså overgå til selv at bære udgifterne mod at betale en lidt højere pris for varen eller ydelsen. Det vil spare begge parter for en del administrativt besvær.
Det hænder imidlertid ikke så sjældent, at medarbejdernes rejse har sammenhæng enten med et salg af varer eller ydelser eller med køb af den slags, og at det med kunden/leverandøren er aftalt, at denne skal bære rejseudgifterne. For arbejdsgivervirksomheden er disse derfor bare et udlæg, som skal viderefaktureres, hvilket kan give momsmæssige udfordringer.
De momsmæssige udlægsregler
For at et udlæg kan viderefaktureres uden moms, skal en række betingelser være opfyldt:
- Fakturaen, som skal viderefaktureres, skal være udstedt til den kunde eller leverandør, der skal betale denne, og altså ikke til den virksomhed, som viderefakturerer regningen. Dette gælder dog ikke, hvis der er tale om kasseboner eller andre former for forsimplede fakturaer, hvis de er på under 3.000 kr. Der gælder under visse betingelser også en undtagelse for ikke-momsbelagte udgifter.
- Viderefaktureringen skal ske krone for krone. Altså uden noget avancetillæg.
- Udlægget skal være bogført på en særskilt konto, hvorfra der skal kunne redegøres for hvert enkelt beløb.
Udenlandske udlæg
I forhold til udlægsreglerne er det uden betydning, om der er tale om udlæg afholdt i Danmark eller i udlandet. Er betingelserne opfyldt kan en dansk virksomhed, der har haft en medarbejder på rejse i fx Sverige, viderefakturere medarbejderens rejseudgifter uden moms til en svensk kunde med den konsekvens, at denne i sit svenske momsregnskab kan fradrage den svenske moms af rejseudgifterne efter de regler, der gælder herfor i Sverige.Er udlægsreglerne derimod ikke overholdt, fx fordi fakturaen er udstedt til medarbejderen eller dennes arbejdsgiver, er den danske virksomhed som udgangspunkt nødt til at lade sig momsregistrere i Sverige, så udgiften kan viderefaktureres med svensk moms. Tilsvarende gælder i alle andre lande indenfor EU.
Alternativer
Udlægsreglerne er primært interessante i de tilfælde, hvor den, der i den sidste ende skal bære udgiften, kun har begrænset eller ingen fradrag for moms, eller hvis der er tale om udgifter afholdt i udlandet. Kravet om udenlandsk momsregistrering i de tilfælde, hvor fakturakravet – eller andre betingelser – ikke er opfyldt, gør det imidlertid administrativt tungt at viderefakturere udgifterne direkte.Det bedste virksomhederne kan gøre i sådanne tilfælde vil ofte være at indregne antagelige følgeudgifter (uden efterfølgende regulering) i prisen på den vare eller ydelse, der skal købes eller sælges. Altså overgå til selv at bære udgifterne mod at betale en lidt højere pris for varen eller ydelsen. Det vil spare begge parter for en del administrativt besvær.