Artikel:

Nye regler for statsanerkendte museers indberetning af regnskabsoplysninger

23 marts 2021

Casper Jensen, Student Employee |
Søren Peter Nielsen, Partner, statsautoriseret revisor |

Den 5. marts 2021 trådte en ny bekendtgørelse om museer mv. i kraft, og denne erstatter således den tidligere bekendtgørelse fra 2013.

De væsentligste ændringer i den såkaldte museumsbekendtgørelse omfatter blandt andet nye krav til indberetning af budget- og regnskabsoplysninger til Slots- og Kulturstyrelsen samt nye krav vedrørende regnskab og revision i forbindelse med større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser.

Museumsbekendtgørelsen fastsætter de nærmere regler for de statslige og statsanerkendte museers opgaver, statstilskud, budget, regnskab og revision. Bekendtgørelsen er blevet ændret som følge af nye krav til blandt andet regnskab og revision vedrørende museers arkæologiske undersøgelser. Den nye museumsbekendtgørelse kan læses her.

De væsentligste ændringer i bekendtgørelsen omfatter:

  • Indberetning af statsanerkendte museers budget- og regnskabsoplysninger til Slots- og Kulturstyrelsen følger fremover ikke kontoplanen i bekendtgørelsens budget- og regnskabsskema (bilag 1). Indberetningen vil derimod fra 2022 følge et nyt regelsæt, der udarbejdes af Slots- og Kulturstyrelsen.
  • Indførelse af et gradueret revisionskrav vedrørende museernes arkæologiske virksomhed.
  • Præcisering og tydeliggørelse af hvilke kriterier, der indgår i Slots- og Kulturstyrelsens vurdering af, hvorvidt der skal ydes tilskud til større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser.
  • Kravet om, at der skal foreligge særlige tilfælde for, at den anlægsansvarlige kan opnå dispensation fra etårsfristen i forhold til gyldigheden af en afgørelse om forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser er bortfaldet.
  • Præcisering af, at revisionskravet vedrørende større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser er gældende for både jordarbejder på land samt anlægsprojekter på havbunden. Denne præcisering er tydeliggjort i overskriften til bekendtgørelsens kapitel 4.

I denne artikel gennemgås og uddybes de ovenstående ændringer.
 

Indberetning af budget- og regnskabsoplysninger til Slots- og Kulturstyrelsen

I henhold til museumsbekendtgørelsens § 9 skal statsanerkendte museer ikke længere, i forbindelse med indberetningen af budget- og regnskabsoplysninger til Slots- og Kulturstyrelsen, anvende kontoplanen i budget- og regnskabsskemaet (bilag 1). Bestemmelsen henviser derimod til, at indberetningens form og indsendelse skal følge et regelsæt, som fastsættes af Slots- og Kulturstyrelsen.

Ændringen af § 9 betyder således, at kontoplanen i budget- og regnskabsskemaet (bilag 1), til brug for statsanerkendte museers løbende indberetning af budget- og regnskabsoplysninger til Slot- og Kulturstyrelsen, ikke længere fremgår som et bilag til bekendtgørelsen. Bestemmelsen henviser derimod til, at indberetningen skal følge et regelsæt, som er fastsat af Slots- og Kulturstyrelsen. Dette regelsæt er imidlertid under udarbejdelse, hvorfor kontoplanen i budget- og regnskabsskemaet (bilag 1) med den dertilhørende vejledning fortsat vil være gældende for regnskabsårene 2020 og 2021. Endvidere bemærkes det, at ændringen af § 9 først har virkning for museumsbudgetterne for 2022.
 

Indførelse af gradueret revisionskrav i forbindelse med arkæologiske undersøgelser

Museumsbekendtgørelsens §§ 11-16 indeholder krav og retningslinjer for regnskab og revision af de endelige regnskaber for større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser. De nye krav og retningslinjer vedrørende regnskab og revision af undersøgelserne må anses som en konsekvens af Rigsrevisionens beretning nr. 14/2017, der omhandler de arkæologiske undersøgelser, der gennemføres i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter. Det fremgår af Rigsrevisionens beretning, at statsrevisorerne vurderede, at Slots- og Kulturstyrelsens forvaltning af de arkæologiske undersøgelser var utilfredsstillende og dermed indebar en risiko for:

  • At der gennemføres for mange eller for omfattende arkæologiske undersøgelser, og at udgifterne hertil bliver unødigt høje.
  • At bygge- og anlægsprojekter ikke er blevet gennemført eller er ændret unødigt, blandt andet som følge af markant overbudgettering.
  • At faktureringen til den anlægsansvarlige ikke er rigtig, og at den anlægsansvarlige ikke kun dækker de omkostninger, der er forudsat i museumsloven.

De nye bestemmelser i museumsbekendtgørelsens §§ 11-16 har således til formål at imødegå disse risici ved at fastsætte regler vedrørende forretningsgange, regnskab og revision i forbindelse med større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser.

Det følger således, at museer med arkæologisk ansvarsområde for de større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser, som den ansvarlige for et jordarbejde mv. afholder udgiften til, skal udarbejde skriftlige forretningsgange for museets gennemførelse af disse undersøgelser. Museets revisor skal som minimum hvert tredje år kontrollere tilstedeværelsen af disse forretningsgange samt kontrollere, at forretningsgangene anvendes i forbindelse med gennemførelsen af undersøgelserne.

For museer med arkæologisk ansvarsområde skal museets revisor som minimum hvert tredje år, i forbindelse med revisionen af museets årsregnskab, revidere et antal sager svarende til minimum 20 % af museets endelige regnskaber for udgifter til større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser.

Såfremt et museum med arkæologisk ansvarsområde inden for et enkelt regnskabsår gennemfører større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser for samlet mere end 5 mio. kr. inklusive moms, skal museets revisor i forbindelse med revisionen af årsregnskabet for det pågældende år, hvor udgifterne er endeligt afregnet:

  • Kontrollere tilstedeværelsen af forretningsgange for gennemførelse af større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser samt kontrollere, at forretningsgangene anvendes ved gennemførelsen af undersøgelserne.
  • Revidere et antal sager svarende til minimum 20 % af museets endelige regnskaber for udgifter til større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser.

Det bemærkes, at regnskaber, der er revideret i henhold til bekendtgørelsens § 15, stk. 1 ikke indgår ved opgørelsen af, om museet inden for et regnskabsår har gennemført større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser for samlet mere end 5 mio. kr. inklusive moms.

Museets ledelse skal som led i behandlingen af regnskabet for en gennemført større forundersøgelse eller arkæologisk undersøgelse afgive en ledelsespåtegning. Museets ledelse kan skriftligt delegere denne opgave til museets daglige ledelse.

Et endeligt regnskab for en gennemført større forundersøgelse eller arkæologisk undersøgelse revideres af museets revisor, såfremt den samlede udgift for undersøgelsen overstiger 2,5 mio. kr. inklusive moms. Regnskabet for undersøgelsen samt revisorerklæring med påført ledelsespåtegning skal indsendes til Slots- og Kulturstyrelsen.

Revisionen af regnskaberne vedrørende større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser skal udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Revisionen skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som begrebet er fastlagt i lov om revision af statens regnskaber m.m. I forbindelse med revisionen skal museets revisor som minimum efterprøve:

  • Om regnskabet er rigtigt, det vil sige uden væsentlige fejl og mangler.
  • Om de samlede udgifter til den større forundersøgelse eller arkæologiske undersøgelser er i overensstemmelse med den samlede økonomiske ramme, som Slots- og Kulturstyrelsen har fastsat.
  • Om udgifterne er anvendt til den større forundersøgelse eller arkæologiske undersøgelse.
  • Om de oplysninger, som museet har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om regnskabet, er dokumenterede. 

Endvidere skal museets revisor efterprøve, om museet har taget skyldige økonomiske hensyn i forvaltningen. Dette betyder, at revisor skal efterse om museet har taget hensyn til sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

Det følger af bekendtgørelsen, at det er museet, der skal afholde udgifterne forbundet med revisionen af regnskaberne vedrørende de større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser.

 

Præcisering og tydeliggørelse af hvilke kriterier, der indgår i vurderingen af tilskud til større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser

Slots- og Kulturstyrelsen kan i særlige tilfælde yde tilskud til dækning af den anlægsansvarliges udgifter til større forundersøgelser og egentlige arkæologiske undersøgelser. Museumsbekendtgørelsen oplister de kriterier, som Slots- og Kulturstyrelsen lægger positiv vægt på i deres vurdering af, hvorvidt der kan ydes tilskud til henholdsvis større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser.

De nye bestemmelser må anses som endnu en konsekvens af Rigsrevisionens beretning. Det fremgår af Rigsrevisionens beretning, at statsrevisorerne vurderede, at Slots- og Kulturstyrelsens forvaltning af tilskudsordningen til arkæologiske undersøgelser var så uigennemsigtig, at de anlægsansvarlige havde vanskeligt ved at vurdere mulighederne for tilskud til de arkæologiske undersøgelser. Dette indebar en risiko for, at den anlægsansvarlige betalte for meget for de arkæologiske undersøgelser. De nye bestemmelser har således til formål at imødegå denne risiko ved at præcisere og tydeliggøre, hvilke kriterier, der indgår i Slots- og Kulturstyrelsens vurderingsgrundlag i forhold til beslutningen om at yde undersøgelsestilskud.

Det følger heraf, at Slots- og Kulturstyrelsen i deres vurdering af, hvorvidt der kan ydes tilskud til dækning af den ansvarlige for jordarbejdets udgifter til større forundersøgelser, at der lægges positiv vægt på, at:

  • Udgifterne til den større forundersøgelse udgør en uforholdsmæssig stor udgift i forhold til den samlede anlægsudgift.
  • Den ansvarlige for jordarbejdet er en fysisk person.

Endvidere kan Slots- og Kulturstyrelsen i deres tilskudsvurdering i relation til større forundersøgelser lægge positiv vægt på, at:

  • Den ansvarlige for jordarbejdet har indhentet en udtalelse fra det lokale kulturhistoriske museum om tilstedeværelsen af mulige fortidsminder på det berørte areal.
  • Jordarbejdet er bestemt til ikke at skulle udføres inden for et af de områder, som Slots- og Kulturstyrelsen har udpeget om kulturarvsareal.

I forhold til Slots- og Kulturstyrelsens vurdering af, hvorvidt der kan ydes tilskud til dækning af den ansvarlige for jordarbejdets udgifter til egentlige arkæologiske undersøgelser, fremgår det, at der lægges positiv vægt på, at:

  • Udgifterne til den arkæologiske undersøgelse udgør en uforholdsmæssig stor udgift i forhold til den samlede anlægsudgift.
  • Den ansvarlige for jordarbejdet er en fysisk person.

Desuden kan Slots- og Kulturstyrelsen i deres tilskudsvurdering i relation til arkæologiske undersøgelser lægge positiv vægt på, at:

  • Den ansvarlige for jordarbejdet forud for igangsætningen af jordarbejdet har indhentet en udtalelse om tilstedeværelsen af væsentlige fortidsminder.
  • Der forud for igangsætningen af jordarbejdet er gennemført en forundersøgelse på arealet.
  • Den ansvarlige for jordarbejdet på baggrund af forundersøgelsens resultater i videst muligt omfang har forsøgt at tilrettelægge det konkrete jordarbejde, så behovet for den arkæologiske undersøgelse er søgt begrænset.
  • Jordarbejdet er bestemt til ikke at skulle udføres inden for et af de områder, som Slots- og Kulturstyrelsen har udpeget om kulturarvsareal.
     

Ændring af kravene til dispensation for afgørelsens gyldighed om arkæologiske forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser

Efter museumsbekendtgørelsen fra 2013 skulle der foreligge særlige tilfælde for, at den anlægsansvarlige kunne få dispensation fra etårsfristen i forhold til gyldigheden af en afgørelse om en større forundersøgelse eller en arkæologisk undersøgelse. Dette krav, om at der skal foreligge særlige tilfælde, er imidlertid bortfaldet som følge af indføjelsen af § 20, stk. 3 og § 21, stk. 3 i den nye bekendtgørelse.

I henhold til den nye bekendtgørelse kan Slots- og Kulturstyrelsen således efter anmodning fra den anlægsansvarlige beslutte, at en afgørelse om gennemførelsen af en større forundersøgelse eller en arkæologisk undersøgelse ikke bortfalder efter 1 år. Det er dog en betingelse, at anmodningen herom fremsættes til Slots- og Kulturstyrelsen inden udløbet af etårsfristen.