Lovforslag om øget digitalisering af virksomheders bogføringsproces

Erhvervsstyrelsen afsluttede i december 2021 en høring om forslag til en ny bogføringslov. Lovforslaget er en opfølgning på den politiske aftale om det fremadrettede behov for revision af loven, der blev indgået i juni 2021 mellem et flertal af partierne i Folketinget. Lovforslaget om digital registrering og opbevaring af regnskabsmateriale har virkning for regnskabsmateriale, der vedrører økonomiske transaktioner, der finder sted for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2023 eller senere.

Den nye bogføringslov erstatter og moderniserer den gældende bogføringslov fra 1998. Lovforslaget har fokus på at øge digitaliseringen af virksomhedernes bogføringsproces, hvilket skal medvirke til at forebygge og bekæmpe økonomisk svindel/kriminalitet.

De væsentlige ændringer i forhold til den nugældende bogføringslov er opsummeret nedenfor:

  • Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale og sikkerhedskopier heraf. Kravet omfatter ikke virksomheder med personlig hæftelse, hvis nettoomsætning de seneste to år ikke overstiger 300.000 kr.
  • Definitionen af regnskabsmateriale udvides til ligeledes at omfatte dokumentation for faktuelle oplysninger, som fremgår af ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport.
  • Indførsel af et markant forhøjet bødeniveau med mulighed for bøder på op til 1,5 mio. kr., hvis virksomheden hverken kan stille det originale, digitale regnskabsmateriale eller den digitale sikkerhedskopi til rådighed for myndighederne, der har hjemmel til indsigt heri.

I denne artikel gennemgås og uddybes de ovenstående ændringer.

 

Krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale

Bogføringsloven er gældende for erhvervsdrivende virksomheder, hvor en virksomhed anses som erhvervsdrivende, såfremt virksomheden yder varer, rettigheder, pengemidler, tjenester eller lignende, for hvilke den normalt modtager vederlag. Erhvervsministeriet ønsker at gøre det lovpligtigt for virksomheder, der udarbejder årsrapport, og virksomheder hvis nettoomsætning de seneste to år har oversteget 300.000 kr. at opbevare regnskabsmaterialet i et digitalt format.  

Det fremgår af bogføringsloven, at regnskabsmateriale omfatter:

  • Registreringer, herunder transaktionssporet.
  • Eventuelle beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektroniske dataudveksling.
  • Eventuelle beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale.
  • Bilag og anden dokumentation.
  • Oplysninger i øvrigt, som er nødvendigt for kontrolsporet.
  • Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning.
  • Eventuelle revisionsprotokoller.

Der er tale om en videreførelse af regler i den gældende bogføringslov. Med lovforslaget fastsættes der som noget nyt eksplicit, at dokumentation for oplysninger i noterne samt ledelsesberetningen i en virksomheds årsrapport udgør en del af virksomhedens regnskabsmateriale.

Foruden kravet om digital opbevaring af regnskabsmaterialet indsættes også et krav om, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet, og denne skal opbevares på betryggende vis. Det er i lovforslaget ikke angivet, hvor ofte en virksomhed skal tage sikkerhedskopier af det digitale regnskabsmateriale. Dette må derfor afhænge af virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.

 

Dokumentation af faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen

Lovforslaget indebærer, at dokumentation for oplysninger i ledelsesberetningen og årsrapportens noter, samt dokumentation for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelsen af årsrapporten, anses for at være en del af virksomhedens regnskabsmateriale.

Dokumentationskravene til oplysninger i ledelsesberetningen afhænger af, om der er tale om dokumentation for faktuelle oplysninger, eksempelvis hoved- og nøgletal, eller dokumentation for beskrivelsen af ledelsens forventninger og vurderinger. Det er derfor ledelsens ansvar at vurdere, hvad der skal til for i tilstrækkeligt omfang at dokumentere oplysningerne i ledelsesberetningen.

 

Markant forhøjet bødeniveau

I lovforslaget bliver der lagt op til, at overtrædelse af reglerne i bogføringsloven skal medføre markant skærpede bødestraffe, så bevidst tilsidesættelse af grundlæggende pligter i bogføringsloven er forbundet med mærkbare konsekvenser.

Lovforslaget giver mulighed for bøder op til 1,5 mio. kr., hvis virksomheden hverken kan stille det originale, digitale regnskabsmateriale eller den digitale sikkerhedskopi til rådighed for myndigheder, der har hjemmel til indsigt heri. Det fremgår dog af lovforslaget, at bødeudmålingen vil ske under hensyntagen til virksomhedens omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed, samt om der er tale om gentagne overtrædelser af lovgivningen.

Tilmeld dig vores nyhedsbreve og få alle BDO nyheder og indsigter i din indbakke

Please fill out the following form to access the download.