Der blev tilbage i 1999 indført obligatorisk forvaltningsrevision i almene boligorganisationer.
Begrebet forvaltningsrevision, der udspringer af god offentlig revisionsskik, blev introduceret som et ledelsesværktøj for de enkelte organisationsbestyrelser. De skulle fastsætte målsætninger og udarbejde skriftlige forretningsgange til intern styring og kontrol, som skulle sikre en rationel drift af boligorganisationen og dens afdelinger, idet ministeriet havde et ønske om at styrke beboerdemokratiet og ansvarliggøre de enkelte organisationsbestyrelser.
God offentlig revisionsskik beror på et samarbejde mellem ledelsen og revisor, hvilket hos nogle boligorganisationer gav anledning til noget forvirring i starten om, hvorvidt opgaverne ved forvaltningsrevision lå hos revisor eller boligorganisationens bestyrelse. Bekendtgørelsen fra 2013 bestemte således i § 70, at den almene boligorganisation i årsberetningen skulle rapportere om mål og opnåede resultater på baggrund af den gennemførte forvaltningsrevision.
Dette førte til en ændring af lov om almene boliger i 2017, hvor ministeriet udtrykte, at der i forbindelse med begrebet forvaltningsrevision var ”et uudnyttet potentiale, der drejede sig om en tydeligere skelen mellem boligorganisationens og revisors opgaver”, hvilket blev præciseret ved denne lovændring, hvor ledelsens ansvar og dermed opgaver blev tydeliggjort:
Lov om almene boliger § 6 a affattes således:
”§ 6 a. Boligorganisationen skal sikre en forsvarlig og effektiv drift af boligorganisationen og dens afdelinger, herunder udøve økonomistyring og egenkontrol samt løbende fremme kvalitet og effektivitet.”
Efter § 14 a indsættes:
Ӥ 14 b. Boligorganisationens bestyrelse har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger.
Stk. 2. Boligorganisationens bestyrelse har ansvar for driften af boligorganisationen og dens afdelinger og skal sikre, at den organiseres og tilrettelægges effektivt.
Stk. 3. Boligorganisationens bestyrelse har ansvar for vedligeholdelsen af afdelingernes bygninger mv., og at der i afdelingernes budgetter henlægges de nødvendige midler hertil.
Stk. 4. Boligorganisationens bestyrelse skal opstille og implementere mål for forbedring af effektivitet, såfremt effektivitetstal og analyser peger på forbedringsområder. Mål og initiativer skal fremgå af styringsrapporten.”
Der er således nu enighed om, at økonomistyring, effektivisering og forvaltningsrevision skal indgå i en sammenhængende model, som stiller krav til styring og egenkontrol, og som sikrer stadig fremgang i effektivitet.
Det er fastslået, at mens boligorganisationens ledelse således udfører og afrapporterer omkring egenkontrol og økonomistyring, udfører revisor sin forvaltningsrevision, hvor han har en selvstændig rapporteringspligt over for ledelse og myndigheder, men hvor han samtidig, som et resultat af sin revision, kommer med forbedringsforslag og bemærkninger, der kan forbedre ledelsens proces.
Revisors forvaltningsrevision er således i høj grad baseret på en efterprøvelse af den økonomistyring og egenkontrol, som boligorganisationen udfører i henhold til driftsbekendtgørelsens § 13, stk. 1, hvoraf fremgår, at:
”boligorganisationens bestyrelse skal påse, at boligorganisationen udøver god økonomistyring og egenkontrol samt løbende fremmer kvalitet og effektivitet under hensyn til almenboliglovens formål og målsætninger.”
1. Boligorganisationens egenkontrol
Vedrørende egenkontrol anføres i driftsbekendtgørelsens § 13, stk. 3, at:
”boligorganisationens bestyrelse skal sikre, at boligorganisationen gennemfører løbende egenkontrol med henblik på at øge sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, herunder ved tilbagevendende gennemgang af alle forretningsområder samt dokumentation heraf. Der skal herunder gennemføres de fornødne tiltag, hvis der på grundlag af effektivitetstal og øvrige analyser er fundet forbedringsområder.”
Egenkontrollen betyder helt overordnet, at boligorganisationens bestyrelse skal sikre, at boligorganisationen gennemfører analyser af de enkelte driftsområder for at afdække forbedringspotentialer med hensyn til effektivitet og kvalitet, som de kan realisere gennem en vedtagen handlingsplan.
Indsatsen omkring egenkontrol skal dokumenteres og danner som sagt grundlag for revisors forvaltningsrevision, ligesom kommunen som tilsynsmyndighed gennem styringsdialogen orienteres om indsatsen.
Egenkontrollen har specielt fokus på at øge sparsommelighed, produktivitet og effektivitet for derved at sikre, at boligorganisationen skaber mest mulig værdi til lejerne for de midler, de får stillet til rådighed.
Boligorganisationens ledelse skal som led i egenkontrollen opstille mål og prioritere det kommende års indsats i en handlingsplan, der tillige tager hensyn til væsentlighed og risiko. Der er tale om en løbende proces der skal sikre, at alle væsentlige forretnings- og driftsområder i boligorganisationen og dens afdelinger, fx over en 3-årig periode, gennemgås og analyseres for forbedringspotentiale.
I den forbindelse er der et særskilt krav i bekendtgørelsens § 13, stk. 6, der bestemmer, at organisationsbestyrelsen skal fastlægge udgiftsmål for samtlige boligafdelinger for de kommende fire år.
Nedenfor er gengivet en procesmodel, som bestyrelsen med fordel kan anvende i sit arbejde med egenkontrol.
Egenkontrollen kunne typisk omfatte:
I: Bestyrelsen i boligorganisationen har ansvaret for at sikre en effektiv drift, og indsatsen omkring
egenkontrol skal derfor forankres i bestyrelsen. Der skal fastlægges en årlig plan for egenkontrol,
prioritering af indsatser samt eksempelvis sættes 4-årige udgiftsmål for konto 109-122 (de rele-
vante).
II: Gennemgang af forretnings-og driftsområder samt forretningsgange med henblik på forbedrings-
tiltag.
III: Omtale i årsberetning samt gennemgang af bemærkninger/anbefalinger i revisionsprotokollat.
Boligorganisationens ledelse skal, baseret på de gennemførte analyser, fastlægge forbedringstiltag, herunder planer for konkrete indsatser under hensyntagen til væsentlighed og risiko.
Den årlige plan for egenkontrol, herunder de opstillede mål og gennemførte forbedringstiltag, skal løbende dokumenteres, og der skal udarbejdes en overordnet rapportering om den gennemførte egenkontrol i det forløbne år, som gengives i boligorganisationens årsberetning.
Som et led i processen omkring opstilling af mål kan boligorganisationens ledelse med fordel måle sig op mod sammenlignelige boligorganisationer gennem anvendelse af Landsbyggefondens tvillingeværktøj, statistikker samt effektivitetsmodel.
2. Boligorganisationens økonomistyring
Vedrørende økonomistyring anføres i driftsbekendtgørelsens § 13, stk. 2, at:
”boligorganisationens økonomistyring skal baseres på den fornødne ledelsesinformation, herunder om finansiering, kapacitet og aktiviteter.”
I tæt samspil med egenkontrollen skal boligorganisationens ledelse etablere god økonomistyring og sikre relevant ledelsesinformation.
Formålet er at styre og begrænse omkostningerne, udnytte ressourcerne og tilrettelægge aktiviteter, så de af ledelsen vedtagne målsætninger opfyldes.
Økonomistyringen, der bør være baseret på en tilstrækkelig ledelsesinformation, har typisk fokus på tre hovedområder:
|
Økonomistyring |
||
|
Ledelsesinformation |
||
|
Finansiel styring Budgettering, kapitalforvaltning, udvikling og mål for størrelsen af arbejdskapital/dispositionsfond |
Kapacitetsstyring Udnyttelse og anskaffelse af ressourcer, analyse af medarbejdernes kompetencer, forøget anvendelse af digitalisering, kvalitet i leverede ydelser |
Aktivitetsstyring Producere de bedst mulige ydelser inden for de rammer man råder over. Samdrift mellem afdelinger, fælles indkøb, digitalisering |
Den ledelsesinformation, som opfylder lovgivningens krav til økonomistyring, vil typisk omfatte oplysning om ressourceforbrug og nøgletal, men afhænger selvfølgelig af boligorganisationens størrelse og kompleksitet.
Boligorganisationens ledelse kan med fordel aktivt bruge Almenstyringsdialog.dk, hvor der i styringsrapporten indgår en række nøgletal og benchmarkes hentet fra bl.a. Landsbyggefondens regnskabsdatabase, stamdatabase, huslejeregisteret, BOSSINF, ministeriet mv.
Det er derudover vigtigt, at boligorganisationens ledelse baserer økonomistyringen på et flerårigt perspektiv, gerne forankret i boligorganisationens samlede strategi, og i øvrigt inddrager de væsentlige risici, som boligorganisationen eller dens afdelinger måtte have.
Revisor anfører i sit revisionsprotokollat en vurdering af, hvorvidt boligorganisationens implementerede økonomistyring og egenkontrol fungerer tilfredsstillende og metodisk for at fremme effektivitet og kvalitet.
Ud over bestemmelserne om egenkontrol og økonomistyring bestemmer driftsbekendtgørelsens § 13, stk. 5, at:
”boligorganisationens bestyrelse skal påse, at der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige driftsområder i boligorganisationen.”
Kravet om udarbejdelse af skriftlige forretningsgange på væsentlige driftsområder er et yderligere bidrag til effektiv forvaltning, idet arbejdet med skriftlige forretningsgange tillige giver mulighed for at revurdere effektiviteten på relevante driftsområder.
Revisor påser under sin revision, om der på alle væsentlige driftsområder foreligger skriftlige forretningsgange, og om den interne kontrol på områderne er betryggende.
3. Forvaltningsrevision
Ved forvaltningsrevisionen undersøger revisor, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltning af boligorganisationens og dens afdelingers midler og drift. Forvaltningsrevisionen udføres med udgangspunkt i boligorganisationens rapportering om den udøvede økonomistyring og gennemførte egenkontrol samt om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
Revisor har i den forbindelse en særskilt forpligtelse til at undersøge sparsommelighedsaspektet og i sit revisionsprotokollat at rapportere om, hvorvidt boligorganisationens forretningsgange fremmer sparsommelighed, og om gennemgangen har givet anledning til bemærkninger, ligesom eventuelle væsentlige anbefalinger anføres. Revisors forvaltningsrevision skal således ses som et væsentligt bidrag til at styrke ledelsens arbejde med at fremme kvalitet og effektivitet.
God offentlig revisionsskik omfatter ud over forvaltningsrevision også juridisk-kritisk revision, hvor revisor undersøger og vurderer, om aktiviteter på et område i alle væsentlige henseender er i overensstemmelse med gældende love og regler på området. Kravene er fastsat i standarderne SOR 6 og 7.
Forvaltningsrevisionen er koncentreret omkring væsentlige og risikofyldte områder, der revideres over en årrække, ikke nødvendigvis hvert år, men mindst hvert femte år.
|
|
2021 |
2022 |
2022 |
2024 |
2025 |
|
Forvaltnings- revision |
Mål- og resultat-styring:
|
Aktivitets- og res- sourcestyring:
|
Styring af tilskuds- ordninger:
|
Styring af offentlige indkøb:
|
Mål- og resultat-styring: |
|
Juridisk-kritisk revision |
Løn- og ansættelsesmæssige dispositioner |
Gebyropkrævning |
Tildeling af tilskud |
Gennemførelsen af indkøb |
Løn- og ansættelsesmæssige dispositioner |
Nedenfor har vi gengivet nogle af de overvejelser revisor har i forbindelse med forvaltningsrevision af ovennævnte plantemaer:
Mål- og resultatstyring
Revisor vil påse, om boligorganisationen har en strategiplan/plan for fremtiden med nogle opsatte mål og indsatsområder, som ledelsen følger op på. Er der konkrete handlingsplaner, og er de opsatte mål nået med den ønskede virkning?
Mål kan både være økonomiske, som man styrer gennem en løbende resultat- og budgetopfølgning, men kan også være kvalitet i form af beboerundersøgelser og medarbejdertilfredshedsmålinger samt andre evalueringer. Revisor vil vurdere, om der er fokus på ledelsesmæssige kontroller og procedurer for løbende rapportering og evaluering.
Aktivitets- og ressourcestyring
Revisor vil her have fokus på, om aktivitets- og ressourcestyring er rettet mod sparsommelighed, produktiv og effektiv anvendelse af boligorganisationens ressourcer og påse, om ledelsen løbende følger op på driftsbudgetter for at kunne prioritere mellem aktiviteter.
Revisor vil i den forbindelse påse, om man har et optimalt forhold mellem de ressourcer, man har anvendt, og den produktion af ydelser/værdiskabelse man har opnået.
Revisor vil også undersøge, om ledelsen i sin analyse og opfølgning anvender benchmark og nøgletal samt vurdere disse både i forhold til tidligere perioder samt budget, men også op mod sammenlignelige organisationer.
Styring af tilskudsordninger
Revisor vil påse, om ledelsen har etableret passende rammer og processer for modtagne tilskud, fx til boligsociale helhedsplaner, og at der sker en løbende monitorering af tilskud og opnåede resultater.
Styring af offentlige indkøb
Revisor vil typisk undersøge, om der eksisterer en indkøbspolitik med beslutning og godkendelse af større investeringer med henblik på kvalitet og pris.
Tilsvarende vil revisor undersøge, om der er indkøbsaftaler med større leverandører, og om der sker en opfølgning på om disse følges.
Sparsommelighed
Revisor har i henhold til revisionsinstruksen en særskilt forpligtelse til at kontrollere og vurdere, hvorvidt boligorganisationens forretningsgange fremmer sparsommelighed.
Sparsommelighed drejer sig om at minimere ressourceomkostningerne, uden det går ud over kvantitet og kvalitet, og revisor vil typisk have fokus på følgende i sin undersøgelse:
- Er der interne forretningsgange, der tager hensyn til sparsommelighed?
- Er der en hensigtsmæssig udvikling i omkostningerne?
- Er der en indkøbspolitik?
- Bliver der indhentet flere tilbud ved større anskaffelser?
- Ligger personaleudgifter og lønniveau fornuftigt i forhold til sammenlignelige organisationer?
- Udnytter man kapacitet, fx lokaler og medarbejdere optimalt?
- Forvalter man likvide midler optimalt under hensyn til ønske om afkast og risiko?
- Følger forbrug på repræsentation, rejser, gaver mv. vedtagne retningslinjer?
- Sammenligning af øvrige nøgletal med tilgængelige databaser.
Revisors undersøgelser resulterer i en samlet vurdering om, hvorvidt boligorganisationens forretningsgange fremmer sparsommelighed, og eventuelle bemærkninger og anbefalinger anføres i revisionsprotokollatet.
Afslutning
Boligorganisationens ledelse har i henhold til almenboligloven en forpligtelse til at sikre en effektiv drift, som omfatter god økonomistyring og egenkontrol.
I forbindelse med revisors forvaltningsrevision skal vi stikprøvevis på udvalgte driftsområder foretage en vurdering af, hvorvidt boligorganisationen har taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltning af boligorganisationens midler og drift. Vurderingen skal foretages med udgangspunkt i ledelsens rapportering om den udøvede økonomistyring og gennemførte egenkontrol samt om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
Revisors forvaltningsrevision har ud over kontrol til formål gennem dybere analyser eller nye perspektiver at give oplysninger og indsigt samt, hvor det er passende, anbefalinger til ledelsen om forbedringer, så revisor derved skaber ny viden og værdi for boligorganisationen.
Nogle boligorganisationer er på plads med deres økonomistyring og løbende egenkontrol med veldokumenterede forretningsgange på alle væsentlige driftsområder, men vores erfaring er, at andre boligorganisationer fortsat har udfordringer hermed, og her kan vi som revisorer gøre en forskel ved at bidrage med vores store erfaring som specialister på området, så boligorganisationens ledelse lever op til sit ansvar i henhold til lovgivningen.
Tilmeld dig vores nyhedsbreve og få alle BDO nyheder og indsigter i din indbakke
Please fill out the following form to access the download.