Processer og interne kontroller i Grønland

Grønland står midt i en udvikling præget af både nye muligheder og voksende kompleksitet. Øget international opmærksomhed på Arktis, større krav til dokumentation og transparens samt organisatoriske forandringer – eksempelvis nye strategiske udfordringer, arbejdsgange, digitalisering og modernisering – skaber et behov for større klarhed, struktur og forudsigelighed i den daglige drift.

Samtidig udvikler kravene til ledelse og styring sig hastigt, og både virksomheder og offentlige myndigheder skal navigere i et miljø, hvor forventningerne til robusthed, professionalisering og ansvarlig praksis øges. Dette indlæg adresserer netop disse udviklinger – og sætter fokus på de værktøjer, der hjælper grønlandske organisationer med at stå stærkere i en tid med forandringer.

 

Processer, risici og interne kontroller er afgørende

Risikostyring handler grundlæggende om at forstå, hvad det er for risici, der kan true organisationen på kort og lang sigt - og træffe bevidste beslutninger om, hvad man vil gøre ved disse risici (etablere interne kontroller, overføre til andre ved forsikring eller etablere et beredskab og overvåge om risikoen bliver aktuel). Det betyder, at man ikke blot arbejder med risici for at “overholde reglerne”, men for at sikre en mere effektiv, målrettet og værdiskabende drift, som tager højde for organisationens formål og strategi.

Indsatsen skal stå mål med risikoen, dvs. at ressourcerne anvendes der, hvor værdien overstiger indsatsen – på tværs af alle relevante risici, som organisationen står overfor.

Denne tilgang sikrer, at organisationen:

• bruger sine ressourcer dér, hvor de skaber størst værdi,
• opnår større driftssikkerhed og færre fejl,
• styrker sin robusthed og evne til at håndtere uforudsete hændelser,
• får et stærkere datagrundlag til beslutninger.

 

Risikostyring og interne kontroller skaber værdi

Når en organisation arbejder systematisk med sine processer, risici og kontroller, bliver governance-strukturen mere moden, og ledelsen får et mere solidt grundlag at styre efter. 

BDO’s erfaring viser, at dette gælder både små og store organisationer – offentlige såvel som private. Ved at arbejde på tværs af alle relevante risikoområder, ikke kun de finansielle, etableres et kontrolmiljø, der understøtter organisationens mål og gør den bedre rustet til at navigere i et foranderligt landskab.

Nedenfor er vist et eksempel på det brede risikobillede:

Eksempel på risikobillede fra en kommune

 

Strategiske og driftsmæssige risici

De fleste organisationer arbejder mere eller mindre bevidst med de strategiske og driftsmæssige risici. Det er de risici, der mest direkte kan true organisationens økonomi og formål på kort eller lang sigt. Det kan være kundegrundlag, borgerservice, marked, teknologisk udvikling, leverancekæder, konkurrentbilledet m.v. og/eller egentlige godkendelser for at kunne få lov til at levere sine ydelser.

Især for de sidste er der i sagens natur stor opmærksomhed på forhold, der kan true sådanne godkendelser.
Samme opmærksomhed kan med fordel rettes mod de øvrige risici, der kan påføre organisationen store tab, skader på brand eller – for mange offentlige organisationer – true borgernes retssikkerhed.

 

Compliance og regulativer – fx hvidvask, persondata, kritisk infrastruktur

Compliance er et område i konstant udvikling, og grønlandske organisationer skal kunne dokumentere efterlevelse af gældende krav – både lokalt og internationalt.

Dette indebærer blandt andet:

• løbende justeringer ved ændringer i risikobilledet
• opdatering af politikker og forretningsgange
• sporbarhed og korrekt arkivering af dokumentation
• tydelige processer for håndtering af kundedata og medarbejderdata

Et stærkt compliancefundament sikrer transparens, forudsigelighed og muligheden for at reagere effektivt på nye regulatoriske krav.

 

Erfaringer med risiko-modeller: Hvordan kan man gribe det an?

Følgende kan være grundstenene i arbejdet med processer, risici og kontroller. Der vil ofte være tale om en iterativ proces, og aktiviteterne skal ikke nødvendigvis tages i den beskrevne rækkefølge, men tilpasses den konkrete kontekst og hvor langt man er i risikoarbejdet:

 

1. Tværgående procesafdækning

Erfaring viser, at mange organisationer kæmper med ineffektivitet og fejl, fordi processer spænder på tværs af flere afdelinger uden at være tydeligt beskrevet. En effektiv procesafdækning bør:

• beskrive processerne fra start til slut, inkl. undtagelser og variationer
• fokusere på roller og funktioner frem for enkeltpersoner
• kortlægge risici og kontroller samtidig med procesbeskrivelsen
• afdække manglende kontroller, eks. manglende funktionsadskillelse

Denne tilgang giver organisationen et realistisk billede af, hvordan arbejdet udføres i praksis, og skaber et solidt fundament for både forbedringer og governance.

 

2. Gennemførelse af risikoworkshops

Risikostyring fungerer bedst, når det bygger på både data og medarbejdernes virkelighed. De mest effektive risikoworkshops:

• tager afsæt i konkrete arbejdsgange og daglige udfordringer
• skaber dialog om sandsynlighed, konsekvens og eksisterende kontroller
• samler perspektiver fra både drift og ledelse
• ender ud i en relevant og prioriteret risikoliste
• fordeler ejerskab tydeligt, så der er klarhed om opfølgningen

Når risikostyring bruges som dialogværktøj og ikke blot dokumentation, styrker det beslutningsgrundlaget og retningen i organisationen.

 

3. Test af interne kontroller og vurdering af kontrolmiljøets modenhed

Interne kontroller fungerer kun optimalt, hvis de både er korrekt designet og udføres i praksis. Erfaringen viser, at der løbende bør foretages en vurdering af effektiviteten i kontrolmiljøet til sikring af, at det fortsat er relevant og har det nødvendige fokus i organisationen. Dette inkluderer:

• stikprøver baseret på væsentlighed og risikoområder
• kombination af dokumentgennemgang og interviews
• evaluering af både design og faktisk udførelse af kontroller
• fokus på variationer i kontrolkvalitet mellem afdelinger
• identifikation af muligheder for automatisering, hvor fejlrisiko i manuelle kontroller er høj

Denne opfølgning giver en klar prioritering af, hvor organisationen med størst effekt bør sætte ind for at styrke sit kontrolmiljø.


 

BDO som jeres lokale sparringspartner i Grønland

BDO kombinerer lokal tilstedeværelse i Grønland med international faglig styrke. Vi kender de grønlandske forhold, forstår de særlige krav og udfordringer, og vi har erfaring med at rådgive både private virksomheder og offentlige myndigheder.

Vi bidrager blandt andet med:

• kortlægning af jeres risikobillede
• etablering og forbedring af kontrolmiljøer
• beskrivelse af processer, arbejdsgange og interne kontroller
• modenhedsanalyser (gap-analyser) der kortlægger forskel mellem ambition og as-is
• risikostyring på tværs af organisationen
• udvikling og implementering af governance strukturer
• rådgivning om compliance og regulatoriske krav

Dermed får organisationer en samarbejdspartner, der både forstår de lokale rammevilkår og kan bringe international best practice i spil.

 

Kontakt os – og få et godt råd

BDO hjælper grønlandske kunder på tværs af brancher, geografi og modenhedsniveau. Vi står til rådighed til en uforpligtende drøftelse af jeres behov og muligheder.