Depechen-artikel:

Udgifter til tilpasning af SaaS-løsninger i årsregnskabet

07 december 2022

Claus Bonde Hansen, Head of Audit & Assurance, Senior Partner, statsautoriseret revisor |

Det beror på kontrollen over den underliggende software, om en virksomheds udgifter til konfigurering og tilpasning af leverandørens software skal udgiftsføres, eller om de skal aktiveres som et immaterielt aktiv.

SaaS er en forkortelse for ”software as a service” og tillige betegnelsen for en mere og mere udbredt IT-løsning, hvor virksomheder for et månedligt beløb køber sig adgang til en udbyders softwareløsning i skyen i stedet for at købe en software til installering på virksomhedens egne computere. Løsningen betyder, at leverandøren overtager ansvaret for, at softwaren altid er opdateret og fungerer fejlfrit.

Både når det gælder de månedlige betalinger til leverandøren og omkostningerne til konfigurering og tilpasning til den enkelte virksomheds behov, beror den regnskabsmæssige behandling af udgifterne på, om virksomheden opnår kontrol med den underliggende software. Er det tilfældet, skal udgifterne behandles efter reglerne for erhvervelse af immaterielle aktiver.

Når det gælder den grundlæggende løsning, vil dette sjældent være tilfældet, da virksomheden ikke bestemmer, hvor softwaren skal hostes, og hvornår den skal opdateres. 

 

Udgifter til konfigurering

Som udgangspunkt vil det kun være i de (nok få) tilfælde, hvor tilpasningen sker bag virksomhedens firewall, og hvor virksomheden kontrollerer IP-rettighederne til kodningen, at virksomheden kan anses for at kontrollere konfigureringen og tilpasningen med den konsekvens, at udgifterne skal anses som afholdt til erhvervelse af et immaterielt aktiv eller til forbedring af egne eksisterende systemer. I så fald skal udgifterne aktiveres og afskrives over brugstiden, hvis de almindelige betingelser for indregning af immaterielle aktiver er opfyldt.  

Hvis tilpasningen sker på leverandørens software, vil virksomheden normalt ikke opnå kontrol over denne. I så fald skal omkostningerne indregnes i resultatopgørelsen, men tidspunktet for indregningen bestemmes ud fra, om tilpasningen er adskillelig fra SaaS-leverandørens ydelse eller ej.

 

Adskillelig eller ej

Er tilpasningen ikke adskillelig, skal omkostningerne udgiftsføres sammen med betalingen for SaaS-ydelsen. Udføres arbejdet hen over et statustidspunkt, vil omkostningerne derfor i nogle tilfælde skulle anses for en forudbetaling. En ikke-adskillelig tilpasning vil normalt foreligge, hvis tilpasningen udføres af SaaS-leverandøren.

Er tilpasningen derimod adskillelig, skal omkostningen indregnes i takt med, at arbejdet udføres. Dette vil normalt være tilfældet, hvis tilpasningen kan udføres af en tredjepart eller af virksomheden selv. Dermed skal omkostningerne indregnes i takt med, at arbejdet udføres. Hvis tilpasningen i sådanne tilfælde kan anvendes af leverandøren i forhold til andre kunder, kan det måske lægges til grund, at leverandøren – hvis denne ikke betaler særskilt herfor – indirekte betaler herfor ved en reduceret løbende betaling. I så fald skal omkostningerne ved tilpasningen fordeles over den periode, som SaaS-aftalen løber over.

 

Sammenfatning

I de tilfælde, hvor konfigurationen og tilpasningen leveres af Saas-leverandøren, vil både de løbende omkostninger og etableringsudgifterne som hovedregel skulle indregnes i resultatopgørelsen, og indregningen af sidstnævnte udgifter vil skulle ske på det tidspunkt, hvor tilpasningen er afsluttet, og løsningen er taget i brug. Er tilpasningen udført af andre, skal omkostningerne normalt indregnes i takt med, at arbejdet udføres.

Ovenstående artikel er hentet fra Depechen, der er vores elektroniske nyhedsbrev om skat, moms og regnskab. Depechen udsendes hver anden onsdag og er ganske gratis. Tilmeld dig her.