Der er intet til hinder for, at virksomheder kan opbevare deres regnskabsmateriale elektronisk, hvis blot de offentlige myndigheder altid kan få onlineadgang til dette fra en computer i Danmark.
Flere og flere virksomheder går over til it-baserede løsninger til opbevaring af deres regnskabsmateriale, herunder cloud-løsninger, hvor den geografiske placering af serveren ikke nødvendigvis er kendt.
Erhvervsstyrelsen har derfor for nylig udsendt en vejledning om elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale og offentlige myndigheders adgang hertil. Vejledningen er et supplement til den gældende bogføringsvejledning.
Opbevaring af materiale
Ifølge vejledningen kan regnskabsmateriale opbevares elektronisk både her i landet og i udlandet, hvis følgende betingelser er opfyldt:
- Opbevaringen sker i overensstemmelse med reglerne i bogføringsloven.
- Regnskabsmaterialet til enhver tid kan fremskaffes og gives adgang til her i landet.
- Systembeskrivelser og nødvendige adgangskoder opbevares her i landet.
- Materialet stilles til rådighed i et anerkendt filformat eller kan udskrives i klarskrift.
Kravet, om at regnskabsmaterialet skal være tilgængeligt, betyder, at offentlige myndigheder til enhver tid skal kunne få onlineadgang til dette fra en computer i Danmark. Opbevaring på et USB-stik sidestilles med opbevaring i papirform, fordi der ikke kan opnås onlineadgang til materiale, der lagres på et sådant medie.
Det er ikke et krav, at adgangen skal kunne gives fra virksomhedens adresse, ligesom det er uden betydning, om serveren er placeret her i landet eller i udlandet, og om dens placering i det hele taget er kendt af virksomheden.
Med hensyn til filformater så findes der ikke nogle fast definerede filformatkrav, som virksomhederne skal opfylde. I den nye vejledning anføres dog, at formater baseret på XML eller CSV, eller specialiseringer af disse, fx XBRL, normalt vil kunne bruges, mens PDF-filer ikke kan forventes accepteret.
Ledelsesansvar
Det er ledelsens ansvar, at bogføringslovens regler overholdes. Ledelsen er derfor også ansvarlig for, at regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis. Kravet kan blandt andet opfyldes ved, at ledelsen sikrer, at der løbende tages backup af materialet, og at systemerne er tilstrækkeligt sikret mod tab af data, herunder mod hackerangreb.
Offentlige myndigheders adgang til regnskabsmaterialet
Myndighederne kan forlange, at virksomheden vederlagsfrit stiller det nødvendige til rådighed for læsning af regnskabsmaterialet, herunder at dette om nødvendigt oversættes til enten dansk eller engelsk. Det sidste er en lempelse. Tidligere kunne der stilles krav om, at alt skulle oversættes til dansk.
Myndighederne kan også forlange materialet omregnet til danske kroner.
Ovenstående artikel er hentet fra Depechen, der er vores elektroniske nyhedsbrev om skat, moms og regnskab. Depechen udsendes hver anden onsdag og er ganske gratis. Tilmeld dig her.
Tilmeld dig vores nyhedsbreve og få alle BDO nyheder og indsigter i din indbakke
Please fill out the following form to access the download.