God start i bestyrelsen – sådan giver I nye medlemmer det rette fundament

Nedenfor giver vi vores bud på væsentlige elementer i en god introduktion af nye bestyrelsesmedlemmer. Listen er ikke udtømmende, og lokale forhold kan tale for en anden prioritering.
 

Få styr på rammer og forventningsafstemning

Selskabsretlige rammer gælder for alle typer selskaber – uanset om der er tale om selskaber oprettet efter selskabslovgivningen (fx A/S og ApS) eller som foreninger, interessentskaber, fonde m.v.
Det er vigtigt at have en grundlæggende forståelse for de rammer, der gælder for det selskab, man som bestyrelsesmedlem har ansvar for. Derudover vil der ofte være særlige retslige rammer afhængigt af virksomhedens branche, fx forsyningslovgivning for vand-, varme- og affaldsselskaber. Det kan dog også gælde museer, uddannelsesinstitutioner m.v.

Det er ofte her, det kan blive svært, fordi der kan gælde regler, som ikke gør sig gældende for ”almindelige” selskaber, og som bestyrelsesmedlemmet måske kender fra andre sammenhænge. Samtidig er det vigtigt at være opmærksom på andre særlige forhold i selskabet, fx vedtægter, ejeraftaler, ejerforhold, koncernstruktur m.v. Ved kommunalt ejerskab gælder der typisk også regler i offentlighedsloven, lånebekendtgørelsen m.v.
Vi anbefaler derfor, at selskabet som led i introduktionen af nye bestyrelsesmedlemmer, på et af de første bestyrelsesmøder, kommer rundt om disse emner – eventuelt i samarbejde med en advokat.
Et andet element, der efter vores vurdering bør på dagsordenen tidligt, er opgaver og ansvar samt et årshjul for bestyrelsens arbejde.

Her vil det være fornuftigt at gennemgå forretningsordenen, herunder opgavefordeling i bestyrelsen samt mellem direktion, bestyrelse og ejer. Hvordan sikres god selskabsledelse? Er der et årshjul for, hvornår forskellige forhold drøftes og behandles i bestyrelsen? Og hvilke forventninger har bestyrelsen til hinanden, direktionen og organisationen?
Det er nogle af de elementer, der kan indgå i fastlæggelsen af bestyrelsens konkrete arbejde.
 

Fælles forståelse af økonomiske forhold

Er selskabet underlagt regulatoriske krav efter forsyningslovgivningen, er det vigtigt hurtigt at få bestyrelsen sat ind i, hvilken betydning det har for selskabet og den løbende økonomi – fx i forhold til likviditet, lånemuligheder m.v. Her spiller de selskabsretlige forhold også ind. Ud over begrænsninger som følge af forsyningslovgivningen kan der også være begrænsninger for låneoptag, hvis selskabet er kommunalt ejet eller afhængigt af kommunal garanti.

Også uden for forsyningsområdet kan der være særlige økonomiske begrænsninger, som det er væsentligt at være opmærksom på, fx hvis selskabet er en fond, selvejende institution m.v.
Vi anbefaler også, at bestyrelsen og direktionen afstemmer forventninger til rapportering, budgetopfølgning m.v. Det kan med fordel indarbejdes i årshjulet.
Udarbejdelse af årsregnskab og årsrapport er også noget, bestyrelsen relativt hurtigt bør tage fat på. Det er bestyrelsen, der har ansvaret for aflæggelsen af årsrapporten. Det kan være en fordel at tage hul på arbejdet tidligt – også selv om der for de fleste er lang tid til aflæggelsen af 2026-regnskabet, såfremt selskabet har kalenderårsregnskab.

Nogle relevante spørgsmål at afklare i bestyrelsen kan være:

• Hvilke forventninger har vi til, hvem der vil læse årsrapporten?
  • Det kan have betydning for, hvordan årsrapporten anvendes.
  • Generelt anbefaler vi, at årsrapporten holdes enkel og fokuserer på selve årsregnskabet, og at der i et særskilt dokument udarbejdes en årsberetning eller lignende, så de to ting ikke sammenblandes.
• Hvilken proces er der for aflæggelse af årsregnskabet?
  • Er det taget med i årshjulet, og er processen afstemt med organisationen og revisor
• Skal årsrapporten anvendes i forbindelse med indberetning til myndigheder?
  • Det kan nemlig have betydning for, hvornår den skal ligge klar.

Dette er blot nogle eksempler på de overvejelser, vi som rådgiver typisk ser i selskaber. Vi anbefaler, at ovenstående forhold vendes i bestyrelsen eventuelt i samråd med en revisor.

Der er naturligvis en række andre forhold, som kan være relevante, fx strategi, interne forhold m.v., og som ikke er medtaget ovenfor.

En grundig introduktion skaber fælles forståelse af rammer, roller og økonomi – og giver et stærkere grundlag for bestyrelsens beslutninger fra start. Vores anbefaling er, at introduktionen planlægges som et samlet forløb med klare forventninger, udarbejdelse af et årshjul og afstemning af rapporteringsbehov. Så nye og erfarne medlemmer hurtigt kan arbejde ud fra samme billede af ansvar, risici og muligheder.