Bedre beslutninger med mindre information – hvordan hænger det sammen?
Bedre beslutninger med mindre information – hvordan hænger det sammen?
Når vi samarbejder med kommunerne om at opbygge ledelsesinformation, opstår der ofte en naturlig trang til at ville vide alt. Når vi faciliterer opstartsmøder, bliver whiteboardet hurtigt fyldt med spørgsmål, nysgerrighed og dataønsker som:
Den indledende nysgerrighed er sund – og vi anerkender behovet for at forstå og kortlægge. Men det kan hurtigt føre til informationsoverload. Og det paradoksale er, at mere information ikke nødvendigvis fører til bedre beslutninger. Tværtimod.
Det lyder måske som en fortærsket konsulentsandhed, men ”less is more,” når det kommer til udvælgelse at indikatorer. Det er veldokumenteret, at mennesker (og kommunale ledere henregnes til kategorien mennesker) træffer bedre beslutninger, når de har mindre (men mere målrettet) information at forholde sig til. Værdien af 5 gode KPIer kan blive mindsket betydeligt, hvis der på samme rapportside er 10 KPIer, som måske er interessante – men som ikke er centrale i lederens beslutningstagning.
Når vi hjælper kommuner med at designe ledelsesinformation, bruger vi derfor meget tid på at udvælge de rette nøgletal. Ikke flest mulige, men de få, mest betydningsfulde. Her er fem kriterier, vi typisk arbejder ud fra:
Og endelig: De samlede nøgletal skal dække hele organisationens kerneområder – uden at drukne brugerne i detaljer.
Ledelsesinformation handler ikke om at få al viden – men om at få den rigtige viden, på det rigtige tidspunkt, til den rigtige modtager. Det kræver bevidste fravalg og skarpe prioriteringer. Når det lykkes, skaber ledelsesinformation reelt ledelsesrum – og gør det muligt at agere, før problemer opstår. Når det ikke lykkes, drukner lederen i information, og ledelsesinformationsrapporten kan ende med at øge informationsbelastningen i en rolle, der i forvejen er præget af mange input.
- “Hvordan har vi egentlig præsteret her?”
- “Kunne vi ikke også se det her?”
- “Jeg har altid tænkt på, om...”
Den indledende nysgerrighed er sund – og vi anerkender behovet for at forstå og kortlægge. Men det kan hurtigt føre til informationsoverload. Og det paradoksale er, at mere information ikke nødvendigvis fører til bedre beslutninger. Tværtimod.
Det lyder måske som en fortærsket konsulentsandhed, men ”less is more,” når det kommer til udvælgelse at indikatorer. Det er veldokumenteret, at mennesker (og kommunale ledere henregnes til kategorien mennesker) træffer bedre beslutninger, når de har mindre (men mere målrettet) information at forholde sig til. Værdien af 5 gode KPIer kan blive mindsket betydeligt, hvis der på samme rapportside er 10 KPIer, som måske er interessante – men som ikke er centrale i lederens beslutningstagning.
Fokuser på det vigtigste – udvælg få, stærke KPI’er
Når vi hjælper kommuner med at designe ledelsesinformation, bruger vi derfor meget tid på at udvælge de rette nøgletal. Ikke flest mulige, men de få, mest betydningsfulde. Her er fem kriterier, vi typisk arbejder ud fra:
- Relevans: Hvert KPI skal være tæt knyttet til en konkret styringsmæssig målsætning. Hvis det ikke understøtter et mål, skaber det støj.
- Målbarhed: Nøgletallet skal kunne kvantificeres og vises objektivt.
- Handlingsværdi: God ledelsesinformation skal kunne føre til handling. Hvis nøgletallet ikke hjælper dig med at træffe en beslutning, hører det ikke til i rapporten.
- Aktualitet: Information skal være tilgængelig, mens den stadig er relevant. Realtidsdata eller hyppig opdatering øger brugbarheden.
- Tydelighed: Ledelsesinformation skal kunne forstås uden forklaring. Hvis brugerne ikke forstår det, vil de heller ikke handle på det.
Og endelig: De samlede nøgletal skal dække hele organisationens kerneområder – uden at drukne brugerne i detaljer.
Datadrevet ledelse kræver fravalg
Ledelsesinformation handler ikke om at få al viden – men om at få den rigtige viden, på det rigtige tidspunkt, til den rigtige modtager. Det kræver bevidste fravalg og skarpe prioriteringer. Når det lykkes, skaber ledelsesinformation reelt ledelsesrum – og gør det muligt at agere, før problemer opstår. Når det ikke lykkes, drukner lederen i information, og ledelsesinformationsrapporten kan ende med at øge informationsbelastningen i en rolle, der i forvejen er præget af mange input.
/Employees/RBF.jpg)
/Employees/LYS.jpg)
/Employees/VAWIL.jpg)