Administrationsanalyser i kommunerne

Kommunernes budgetlægning nærmer sig den afsluttende, politiske fase, hvor der skal samles politisk flertal for de kommende års prioriteringer. I rigtig mange kommuner indeholder budgetmaterialet forslag om budgetreduktioner på den kommunale administration. Dels fordi mange kommuner generelt er økonomisk udfordrede, dels fordi kommunerne lokalt viderefører en andel af de samlede, aftalte besparelser på administration fra kommuneaftalerne.
 

BDOs administrationsanalyser viser ofte, at mange af de lavthængende frugter allerede er høstet ift. at skabe økonomisk råderum på administrationsområdet. På trods af det er det stadig legitimt og relevant for kommunerne at have fokus på størrelsen af de administrative udgifter, og BDO’s administrationsanalyser har da også ofte et fokus på at finde økonomiske potentialer. For at kunne lykkes med det, er der dog BDOs erfaring, at der er brug for at ”tænke nyt” og afsøge nye veje at gå ift. bl.a. organisering, struktur, arbejdsdeling og generelt serviceniveau.
 

En administrationsanalyse kan medvirke til at skabe øget gennemsigtighed

En administrationsanalyse kan medvirke til – også overfor det politiske niveau – at få åbnet den ”Black Box” som administrationen ofte opfattes som, og skabe et fælles sprog og en fælles forståelse af kompleksiteten og hensynene i den administrative opgaveløsning. Det giver efter vores opfattelse politikerne bedre mulighed for at træffe beslutninger ift. en eventuel tilpasning af administrationen – og en bedre forståelse for, hvilke konsekvenser en given prioritering vil medføre. Dette vil ofte være et bedre alternativ til generelle rammereduktioner, der fordeles bredt i den administrative organisation.
 

De bedste administrationsanalyser kombinerer flere datakilder

Den bærende idé bag BDOs analysekoncept er, at de mest værdifulde administrationsanalyser kombinerer forskellige datakilder. Det er BDO’s erfaring, at det sjældent er tilstrækkeligt at basere de lokale prioriteringer udelukkende på baggrund af nøgletal, kvalitative input eller erfaringer fra andre kommuners praksis. I BDO’s analysekoncept bliver datakilderne i stedet brugt som supplerende indikatorer på, hvor i kommunens administrative opgaveløsning, der er rum for potentialer – enten i form af effektiviseringer, opgavejusteringer, servicereduktioner eller lignende. På den baggrund sikres det, at validiteten af én enkelt datakilde ikke bliver afgørende for, hvorvidt en bestemt prioritering anbefales – i stedet etableres et samlet beslutningsgrundlag, baseret på flere kilder. Vores analysetilgang er illustreret i figuren nedenfor.

Kommunerne har allerede igangsat en lang række forskellige initiativer

Med udgangspunkt i BDO’s erfaringer kan peges på en række initiativer, som går igen i flere kommuners bestræbelser på at løse de administrative opgaver mere effektivt, herunder: 

• Fortsat digitalisering og mere effektive arbejdsgange
• Ændret organisering eller samarbejde omkring opgaveløsningen
• Administrative fællesskaber – både decentralt mellem institutioner, men evt. også på fagområde- eller kommuneniveau
• Mellemkommunale samarbejder omkring løsningen af administrative opgaver.
• Stillingtagen til kommunens administrative serviceniveauer overfor politikere, borgere og internt i kommunens organisation
• Identifikation af ”kan-opgaver”, der kan omprioriteres. 

Herudover har der også været et betydeligt fokus på at sikre robustheden i de kommunale administrationer og sikre, at kommunerne er rustede til at gribe de kommende reformer som den nye ældrelov, strukturændringerne for det nære sundhedsvæsen, de bebudede reformer på beskæftigelsesområdet mv.