Nye regler for elektronisk opbevaring af regnskabsmateriale i udlandet

06 februar 2015

En netop vedtaget lovændring af bogføringsloven betyder, at virksomheder fra 1. marts 2015 kan opbevare regnskabsmaterialer i elektronisk form i udlandet uden forudgående ansøgning til offentlige myndigheder, hvis virksomheden opfylder en række betingelser.

Betingelserne, der skal være opfyldt for at kunne foretage elektronisk opbevaring i udlandet, er:

  • Materialerne skal opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens krav
  • Virksomheden skal til enhver tid kunne fremskaffe materialerne og give adgang til dem her i landet
  • Eventuelle beskrivelser af benyttede systemer mv. og eventuelle, nødvendige adgangskoder skal opbevares her i landet, og
  • Virksomheden skal sørge for, at regnskabsmaterialet kan udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.

At virksomheden til enhver tid skal kunne fremskaffe materialet betyder, at det er et krav at der er onlineadgang til regnskabsmaterialet, således at offentlige myndigheder til enhver tid kan opnå adgang til de udenlandske servere og derved regnskabsmaterialet.

Formålet med ændringen i bogføringsloven er at tilpasse de nuværende regler til den digitale udvikling, da mange virksomheder i dag anvender it-systemer i deres administrative processer, samtidig med at Cloud-løsninger er blevet mere udbredt. Den teknologiske udvikling har derfor gjort det mere fordelagtigt at opbevare regnskabsmateriale på tværs af landegrænserne.

De hidtidige regler har krævet, at regnskabsmaterialer som hovedregel skulle opbevares her i landet, uanset om det forelå i fysisk eller elektronisk form. Der var dog mulighed for at ansøge om dispensation til at opbevare materialer i udlandet.

Regnskabsmateriale, der opbevares i papirform, skal stadig opbevares her i landet efter de hidtidige gældende regler. Regnskabsmateriale i fysisk form kan dog også opbevares i Finland, Island, Norge og Sverige, hvis det opbevares i overensstemmelse med den danske bogføringslov, og virksomheden til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til det her i landet.