De momsmæssige udlægsregler

18 maj 2016

I princippet skal tre betingelser være opfyldt, for at en virksomhed kan viderefakturere en omkostning til en kunde uden at lægge moms på regningen. Vigtigst er det, at udlægget bogføres på en udlægskonto.

Det er en dagligdags begivenhed i mange virksomheder, at der afholdes udgifter på kundernes vegne. Altså udlæg, som enten straks eller senere skal viderefaktureres til kunden.

Normalt skal der beregnes moms af alle fakturabeløb, men lige nøjagtig i forhold til udlæg rummer momsloven en undtagelse. Den betyder, at disse – under visse betingelser - kan viderefaktureres uden moms.

At udlæg kan viderefaktureres uden moms er især interessant, hvis køber kun har begrænset eller ingen fradrag for moms. Fx fordi køber er en privatperson.

Hvis både køber og sælger er fuldt momspligtige, er der i mange tilfælde ingen grund til at bruge udlægsreglerne. Faktisk kan det være en likviditetsmæssig ulempe for sælger at gøre det, hvis der er stor tidsmæssig afstand mellem dennes afholdelse af udlægget og viderefaktureringen af dette.

De tre betingelser
Anvendelse af udlægsreglerne betyder, at sælger ikke har fradrag for momsen af udlægget og ikke skal tillægge moms til beløbet, når dette viderefaktureres. Dette kan ske under følgende betingelser:

  1. Udgiften (udlægget) skal afholdes i den endelige kundes navn. I princippet betyder det, at underleverandørens faktura skal udstedes til slutmodtageren.
  2. Udgiften skal afholdes for den endelige kundes regning. Det betyder, at udgiften skal viderefaktureres krone for krone. Hvis der viderefaktureres med avance, er der ikke tale om et udlæg.
  3. Udlægget skal bogføres på en særskilt konto, og der skal kunne redegøres for de enkelte beløb på denne.

Eksempler
Udlægsreglerne er især velegnede til viderefakturering af rejseomkostninger og gebyrer til stat og kommuner.

Du skal være opmærksom på, at kørselsgodtgørelse ikke kan viderefaktureres som et udlæg. Det gælder, uanset om godtgørelsen er udbetalt efter statens takster eller ej, og uanset om det er for indehaverens eller en medarbejders kørsel i egen bil. Derimod kan udgifter til taxa, tog og metro godt viderefaktureres som udlæg.

Det samme gælder rejseomkostninger afholdt i udlandet. Hvis sælgers medarbejdere fx har været i Tyskland, vil fakturaen fra hotellet indeholde 19 % tysk moms. Hvis sælger ikke gør brug af udlægsreglerne, vil han i stedet skulle lade sig momsregistrere i Tyskland og fakturere med tillæg af tysk moms.

Hvis udlægsreglerne anvendes, kan den tyske hotelregning derimod bare viderefaktureres som et udlæg uden at tillægge moms, hvorefter den endelige kunde normalt vil kunne søge om tilbagebetaling af den tyske moms. Netop i forhold til omkostninger afholdt i udlandet giver det således god mening at bruge udlægsreglerne.