Artikel:

Lovforslag til ny bogføringslov

19 maj 2022

Torben Johansen, Partner, statsautoriseret revisor |

Folketinget har den 19. maj 2022 vedtaget lovforslag til en ny bogføringslov. Der er tale om en helt ny lov, der erstatter den nugældende bogføringslov.

Den nye lov har dels en række bestemmelser videreført fra den gamle lov, men i en opdateret og mere nutidig formulering, dog med visse væsentlige ændringer, og dels nogle helt nye elementer, bl.a. vedrørende krav om digitalisering af bogholderiet.

I det efterfølgende beskrives en række af de, efter vores opfattelse, væsentligste ændringer i den nu vedtagne lov i forhold til den gamle bogføringslov. Der er dermed ikke tale om en udtømmende gennemgang af alle ændringer og nye bestemmelser gennemført i den nye lov.

Bogføringsloven vil for de fleste bestemmelsers vedkommende træde i kraft den 1. juli 2022 med virkning fra denne dato. Bestemmelser vedrørende digitale bogføringssystemer vil dog først træde i kraft på et senere tidspunkt.

Vedtaget ikrafttrædelse for hovedparten af loven:

 

Tilrettelæggelse og udførelse af bogføringen, herunder

generelle krav til bogføringen, registrering og afstemning, opbevaring samt anvendelsesområde og definitioner

Gælder for lovens §§ 1-14, 18, 21-23, 26, 28 og 30-35

 

 

1. juli 2022

 

Forventet tidsplan for ikrafttrædelse for bestemmelser vedrørende digitale bogføringssystemer kan skitseres som følger:

 

 

Eksisterende udbydere af digitale bogføringssystemer forventes at skulle opfylde de nye krav og være anmeldt til Erhvervsstyrelsen

 

 

1. juli 2023

 

Virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabslovens regnskabsklasse B – D

Krav om brug af et digitalt bogføringssystem *)

 

 

Tidligst

1. januar 2024

 

Øvrige bogføringspligtige virksomheder (fx regnskabsklasse A) med en nettoomsætning over 300.000 kr.

Krav om brug af et digitalt bogføringssystem **)

 

Erhvervsministeren bemyndiges til eventuelt at sætte lovforslaget i kraft på forskellige tidspunkter ud fra forskellige grænser for nettoomsætning.

Der kan dermed indføres ikrafttrædelsesbestemmelser, der er forskellige, afhængig af om virksomheden er over eller under en given omsætningsgrænse.

 

 

Tidligst

1. januar 2026

*) For virksomheder, som anvender et ikke-registreret (fx eget udviklet) bogføringssystem, bliver ikrafttrædelsen formentlig først 1. juli 2024.

**) For virksomheder, som anvender et ikke-registreret (fx eget udviklet) bogføringssystem, bliver ikrafttrædelsen formentlig tidligst 1. juli 2026. Kan komme til at afhænge af forskellige grænser for nettoomsætning.

I et tidligere udkast til lovforslag var der indarbejdet bestemmelser, hvorefter der blev stillet krav om digital bogføring og digital opbevaring af registreringer og bilag allerede med virkning fra 1. januar 2023. Disse bestemmelser er slettet i den nu vedtagne lov, og vil dermed ikke blive gældende.

Den nye bogføringslov erstatter fuldt ud den gamle bogføringslov, der stammer helt tilbage fra 1998. En række bestemmelser fra den gamle lov er videreført i den nye lov, dog med visse justeringer og opdateringer til nutidige lovbestemmelser.

I det følgende fokuseres på en række af de ændringer, lovforslaget til den nye bogføringslov indeholder i forhold til den tidligere bogføringslovgivning. Der er ikke tale om en udtømmende gennemgang af ændringer.

1. Tilrettelæggelse og udførelse af bogføringen

De mere almindelige generelle bestemmelser i bogføringsloven omhandler fx anvendelsesområde og definitioner, de generelle krav til bogføringen og bestemmelser for registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale.

I det følgende gennemgås nogle af de væsentligste ændringer i disse bestemmelser.

1.1. Anvendelsesområde og definitioner

Loven vil uændret gælde for erhvervsdrivende virksomheder, etableret her i landet, af enhver art uanset ejer eller hæftelsesforhold samt erhvervsaktiviteter, der udøves her i landet af virksomheder, som er hjemmehørende i udlandet.

Visse af de nye bestemmelser vil dog ikke gælde for små erhvervsdrivende virksomheder, der ikke er pligtige til at aflægge årsrapport efter regnskabsklasse B – D (fx regnskabsklasse A) med en nettoomsætning på 300.000 kr. eller derunder, når dette har været gældende i to på hinanden følgende år. Nettoomsætning er defineret efter samme definition som i årsregnskabsloven. Det er dog primært bestemmelser vedrørende krav til digital bogføring mv.

1.2. Regnskabsmateriale

Bestemmelsen om, hvad der anses som regnskabsmateriale, er udvidet med en række forhold.

Som regnskabsmateriale, omfattet af bogføringsloven, skal nu foreligge dokumentation for oplysninger i noterne i årsregnskabet. Det kunne fx være dokumentation for beregning af gennemsnitligt antal beskæftigede, der skal oplyses i en note. Men også en række andre noteoplysninger skal dokumenteres, og hvor dokumentationen anses som regnskabsmateriale. Det kan fx være beregninger af dagsværdier for aktiver i balancen, hvor sådanne dagsværdiberegninger dermed er regnskabsmateriale, omfattet af bogføringsloven, og dermed skal opbevares i 5 år.

Tilsvarende skal dokumentation for oplysninger i ledelsesberetningen samt dokumentation for skøn og vurderinger, foretaget i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten, ligeledes behandles som regnskabsmateriale i henhold til bogføringsloven.

I forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten foretages en række skøn og vurderinger, fx i forbindelse med nedskrivning på tilgodehavender, vurdering af afskrivningsperioder på anlægsaktiver mv. Dokumentation for sådanne forhold skal betragtes som regnskabsmateriale, omfattet af bogføringsloven. Det gælder også for dokumentation for oplysninger i ledelsesberetningen, som fx oplysninger om forventninger til fremtiden, der oplyses med beløbsangivelser. En tilstrækkelig dokumentation for en oplysning i ledelsesberetningen er den dokumentation, der muliggør, at en oplysning kan genberegnes eller genskabes.

1.3. Beskrivelse af systemer og processer

I den gamle lov var der en bestemmelse, hvorefter virksomhederne skulle udarbejde en beskrivelse af systemer og processer mv. for udførelsen af bogføringen. Denne bestemmelse er lavet væsentligt om i den nye lov.

Efter den nye lov skal virksomhederne udarbejde en beskrivelse af følgende:

  • Virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
  • virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis, og
  • hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne, jf. ovennævnte punkter.

Denne beskrivelse er også en del af regnskabsmaterialet, omfattet af bogføringsloven.

Beskrivelsen skal dog ikke udarbejdes af små erhvervsdrivende virksomheder, der ikke er omfattet af regnskabsklasse B - D (fx regnskabsklasse A) med en årlig nettoomsætning på 300.000 kr. eller derunder.

1.4. Registrering af transaktioner og afstemninger

Loven foreskriver, at virksomhederne skal registrere alle transaktioner nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger. Hyppigheden, hvormed virksomhederne skal registrere transaktioner, afhænger dermed af virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.

Der er samtidig som en ny bestemmelse indført et krav om, at virksomhederne skal foretage sådanne afstemninger af bogholderiet, der er nødvendige for at sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om fx moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter.

Kravet om løbende afstemning af bogholderiet er med til at sikre, at der løbende foreligger et tilstrækkeligt og tidsmæssigt opdateret bogholderi som grundlag for lovpligtige indberetninger, idet kravet betyder, at der senest ved datoen for udløbet af fristen for indberetning af fx moms skal være foretaget de nødvendige afstemninger af bogholderiet.

Nødvendige afstemninger kan fx være afstemning af likvide beholdninger, driftskredit, debitorer, kreditorer og andre relevante forhold i relation til den pågældende indberetning. Derimod vil det normalt ikke være nødvendigt i forbindelse med en momsangivelse at foretage afstemning af fx varebeholdninger eller anlægsbeholdninger mv.

1.5. Opbevaring af regnskabsmateriale

Der er fortsat uændret krav om opbevaring af regnskabsmaterialet i 5 år.

Efter den gamle lov var der meget specifikke bestemmelser for, hvordan regnskabsmaterialet skulle opbevares, herunder hvorvidt det kan opbevares elektronisk, og om det skal opbevares i virksomheden, her i landet eller andre steder.

Den nye bogføringslov har nu mere generelle bestemmelser vedrørende opbevaring. Bestemmelserne foreskriver nu, at virksomhederne på betryggende vis skal opbevare regnskabsmaterialet, og at virksomheden skal sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, samt at det skal sikres mod fejl og misbrug.

Som følge af reglerne om digital bogføring, som beskrives i afsnit 2 nedenfor, opstår der krav om, at registrering af transaktioner og bilag opbevares digitalt i bogføringssystemet. Opbevaring af andet regnskabsmateriale end bilag kan ske såvel digitalt som i anden form.

Der stilles ligeledes krav om, at der som minimum opbevares en fuldstændig sikkerhedskopi af det digitale bogføringssystem hos en udbyder eller en anden tredjepart, dvs. eksternt i forhold til virksomheden.

1.6. Ikrafttrædelse

Alle ovennævnte forhold og nye bestemmelser træder i kraft den 1. juli 2022 med virkning fra denne dato. Dette gælder dog ikke punkterne under digital bogføring i afsnit 2.

 

2. Krav til digital bogføring

Et af de helt nye tiltag i den nye bogføringslov er kravet om digitalisering af virksomhedens bogføring. Det betyder indførelse af krav om dels digital bogføring af virksomhedens transaktioner, digital opbevaring af registreringer og bilag, og dels krav om anvendelse af et registreret og godkendt digitalt bogføringssystem.

2.1. Digitalt bogføringssystem

Der stilles nu krav om, at virksomheder skal anvende et digitalt bogføringssystem i form af en digital service eller et software (et bogføringsprogram), der skal opfylde en række krav, jf. bestemmelser i bogføringsloven og senere udstedte bekendtgørelser. Det digitale bogføringssystem omfatter alene bogføringssystemet og ikke andre systemer, som virksomheden anvender, og som leverer data til bogføringssystemet. Det kan fx være et lagermodul eller et personale- og lønsystem i virksomheden.

En udbyder af et digitalt bogføringssystem skal lade systemet godkende og registrere i Erhvervsstyrelsen, hvor der offentliggøres en liste over de systemer, der er godkendt til at overholde bogføringsloven.

Udbyderne af bogføringssystemerne er forpligtet til at sikre, at de udbudte it-systemer overholder de krav, lovgivningen stiller til bogføringssystemet. Eksisterende udbydere af digitale bogføringssystemer skal opfylde de nye krav og være anmeldt til Erhvervsstyrelsen den 1. juli 2023.

I stedet for at anvende et registreret/godkendt system har virksomhederne mulighed for at anvende et eget udviklet bogføringssystem, eller et bogføringssystem anvendt fx i en koncern (fx et udenlandsk moderselskab). Et sådant eget udviklet system skal ikke registreres i Erhvervsstyrelsen, men skal fortsat opfylde de krav, bogføringsloven stiller til et digitalt bogføringssystem. Her har virksomheden et selvstændigt ansvar for, at systemet overholder de krav, bogføringsloven stiller til digitale bogføringssystemer.

2.2. Digital bogføring

Den nye bogføringslov kræver, at virksomheder skal registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem.

Virksomheden skal sikre, at den anvender et system, der enten er registreret som godkendt i Erhvervsstyrelsen eller et system (fx eget udviklet), der opfylder kravene i bogføringsloven til et digitalt bogføringssystem.

Med hensyn til den digitale opbevaring af registreringer og bilag kan opbevaringen ske både på en server i virksomheden eller hos en ekstern udbyder eller en anden tredjepart. Det er dog et krav, at der som minimum opbevares en fuldstændig sikkerhedskopi eksternt i forhold til virksomheden på en server enten hos en udbyder eller en anden tredjepart.

I forbindelse med indsendelse af virksomhedens årsrapport til Erhvervsstyrelsen skal virksomheden indberette navn og CVR-nummer på udbyderen af det digitale bogføringssystem, som virksomheden anvender. Anvender virksomheden et system, der ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen (fx et eget udviklet system), skal der indberettes, hvilket system der er tale om.

2.3. Små ”ikke-regnskabspligtige” virksomheder

Kravene om at anvende et digitalt bogføringssystem og dermed kravene om at registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag digitalt gælder ikke for små erhvervsdrivende virksomheder, der ikke er pligtig til at aflægge årsrapport efter regnskabsklasse B – D (fx regnskabsklasse A) med en årlig nettoomsætning på 300.000 kr. eller derunder, når dette har været gældende i to på hinanden følgende år.

Hvis virksomheden i to på hinanden følgende år overstiger en nettoomsætning på 300.000 kr., vil virksomheden blive forpligtet til at følge bogføringslovens regler om anvendelse af digitale bogføringssystemer mv. i det følgende år.

Grænsen på de 300.000 kr. kan eventuelt via senere politiske forhandlinger blive ændret.

2.4. E-fakturering

Det er hensigten, at der på sigt vil blive stillet krav om, at virksomheder skal gøre brug af e-fakturering vedrørende køb og salg. Der er indført en bestemmelse i bogføringsloven, hvorefter erhvervsministeren, i samråd med skatteministeren, på et senere tidspunkt kan fastsætte regler, der kræver brugen af e-fakturering i virksomhederne.

Det er ikke noget, der indgår som et krav på nuværende tidspunkt.

Det er dog allerede nu et krav, at de digitale bogføringssystemer, der skal anvendes efter loven, skal kunne understøtte brugen af e-fakturering.

2.5. Outsourcing af bogholderifunktionen

Virksomheder, der udfører bogføring for andre virksomheder, det kan være bogføringsbureauer eller revisionsvirksomheder mfl., skal ligeledes overholde kravene om anvendelse af godkendte digitale bogføringssystemer, herunder registrering af transaktioner digitalt og opbevaring af registreringer og bilag digitalt, når de udfører bogføringsopgaver for andre virksomheder.

2.6. Ikrafttrædelse

Kravene om anvendelse af et digitalt bogføringssystem, herunder registrering af transaktioner digitalt og opbevaring af registreringer og bilag digitalt, træder i kraft på forskellige tidspunkter, afhængig af virksomhedsformen. Der er i ikrafttrædelses- og overgangsbestemmelserne ligeledes indlagt muligheden for, at forskellige omsætningsgrænser kan have betydning for ikrafttrædelsen.

For virksomheder, der er pligtig til at aflægge en årsrapport, jf. årsregnskabslovens § 3, stk. 1, dvs. fx aktie- og anpartsselskaber, interessentskaber og kommanditselskaber, hvor henholdsvis interessenterne og komplementarerne er kapitalselskaber mv., træder bestemmelserne om digitalisering af bogholderiet tidligst i kraft 1. januar 2024 eller senere.

For ”ikke-regnskabspligtige” virksomheder, hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende år overstiger 300.000 kr., træder bestemmelserne om digitalisering af bogholderiet tidligst i kraft 1. januar 2026 eller senere. Der er dog via ikrafttrædelsesbestemmelserne indsat en mulighed for, at bestemmelserne træder i kraft på forskellige tidspunkter på baggrund af forskellige omsætningsgrænser. Der kan dermed indføres ikrafttrædelsesbestemmelser, der er forskellige, afhængig af om virksomheden er over eller under en given omsætningsgrænse. Det bliver op til senere politiske forhandlinger om, hvorvidt der indføres en sådan omsætningsgrænse og i givet fald, hvor grænsen kommer til at ligge.

Ikke-regnskabspligtige virksomheder er virksomheder, der ikke er omfattet af ÅRL § 3, stk. 1, og dermed ikke er forpligtet til at aflægge årsrapport efter regnskabsklasse B – D. Det er fx virksomheder under regnskabsklasse A.

 

3. Øvrige bestemmelser

Den nye bogføringslov giver Erhvervsstyrelsen en række yderligere muligheder for at udføre deres kontrol med virksomhederne og disses bogføringssystemer og regnskabsmateriale mv. Ud over reglerne om, at virksomheder er forpligtet til at stille regnskabsmateriale til rådighed for myndighedernes kontrol, er der indført en bestemmelse, hvorefter Erhvervsstyrelsen får mulighed for at gennemføre en kontrol, selv om virksomheden endnu ikke har indsendt første årsrapport.

Herudover er der nye bestemmelser, hvorefter Erhvervsstyrelsen kan gennemføre kontrol af virksomhedernes anvendte digitale bogføringssystemer, herunder en kontrol af digitale bogføringssystemer, der ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen får ligeledes muligheder for at udøve kontrol med udbyderne af digitale bogføringssystemer.

Ved overtrædelse af bogføringsloven får Erhvervsstyrelsen nye og skærpede sanktionsmuligheder, herunder bl.a. mulighed for tvangsopløsning af virksomheder og mulighed for udstedelse af markant højere bøder.

Vil du holde dig opdateret på den nye bogføringslov, så læs mere her.