Bogføring af rejseafregninger og momsfradrag heraf

04 maj 2016

Selvom det kan være bøvlet, så er det vigtigt at bogføre momsen af rejseudgifter på den rigtige måde. Der er nemlig ikke skattefradrag for den del, der kan fratrækkes som købsmoms eller refunderes i udlandet.

Når virksomhedens medarbejdere har været på rejse i ind- eller udland, indeholder rejseafregningen ofte et større antal bilag i form af regninger og kasseboner. I sådanne tilfælde kan det være fristende at bogføre det samlede beløb på en omkostningskonto.

En sådan fremgangsmåde er imidlertid sjældent tilrådelig. Dels fordi virksomheden på den måde går glip af muligheden for momsfradrag eller for refusion af udenlandsk moms. Dels fordi SKAT ikke mener, at der kan foretages skattefradrag for udgifter til moms, der enten kunne være fratrukket som købsmoms, eller som kunne være refunderet hos en udenlandsk skattemyndighed.

Vi anbefaler derfor altid, at virksomhederne opbygger systemer og administrative rutiner, der hjælper med en korrekt behandling af momsen, og vi bistår jævnligt virksomheder med gennemgang af rejseafregningsmoduler i bogholderiet til sikring af, at link mellem rejseafregningskoder og momskoder er korrekt, ligesom vi bistår med tilbagesøgning af udenlandsk moms.

Helt overordnet afhænger mulighederne for momsfradrag henholdsvis momsrefusion af reglerne i det land, hvori udgifterne er afholdt.

Rejseudgifter i Danmark
Moms af udgifter til hotelovernatning kan fradrages fuldt ud (100 %). Derimod er det kun 25 % af momsen af udgiften til morgenmad på hotellet, som kan fradrages. Er overnatning og morgenmad faktureret under ét på hotelregningen, kan ingen del af momsen fradrages. Også af udgifter til bespisning ude i byen kan 25 % af momsen fradrages, mens moms af udgift til leje af personbil ikke kan fradrages, hvis lejeperioden er under 6 måneder.

Rejseudgifter i udlandet
Moms af udenlandske rejseomkostninger kan ikke fratrækkes som købsmoms i Danmark, men kan refunderes af den udenlandske skattemyndighed, hvis momsen er fradragsberettiget efter de regler, der gælder i det pågældende land. Har den danske virksomhed ikke momspligtige aktiviteter i det pågældende land, kan momsen søges tilbage via SKAT.

Fristen for tilbagesøgning af moms for kalenderåret 2015 i andre EU-lande udløber den 30. september 2016, mens den for lande uden for EU – herunder i Norge og Schweiz – udløber allerede den 30. juni 2016. I forhold til ikke-EU-lande er det derfor nu endnu en gang tid til at gennemgå rejseafregningerne.