Økonomi- og ressourcestyring samt kvalitetsudvikling i den forebyggende indsats
Den borgerrettede og patientrettede forebyggelse er stadig en relativ ny kommunal opgave, og det er BDO's erfaring, at flere kommuner oplever området som værende vanskeligt styrbart.
Kommunerne er under stigende økonomisk pres, hvilket også i flere tilfælde betyder et øget politisk pres i forhold til at få mest muligt for pengene. Det kommunale sundhedsområde befinder sig i et krydsfelt af besparelser, stigende efterspørgsel på ydelserne, øget politisk bevågenhed og pres fra en lang række aktører i forhold til effektivitet og dokumentation af effekt og/eller resultatmål.
BDO's kompetencer - Hvad kan vi hjælpe med?
BDO har en lang række kompetencer på området og kan på mange fronter bistå med at sikre, at der fremover er "value for money" i de etablerede sundhedsindsatser, samtidig med at man sørger for at leve op til og dokumentere, at man lever op til det politisk besluttede serviceniveau.
Nedenfor er beskrevet nogle af de ydelser, BDO kan tilbyde i forhold til styring af det kommunale sundhedsområdet. Nogle af ydelserne overlapper hinanden og skal således oftest ses i en sammenhæng.
Organisationsanalyse
Er området organiseret hensigtsmæssigt i forhold til at sikre en effektiv og sikker drift?
Her tages udgangspunkt i den valgte organisering, men BDO vil udfordre kommunen på den valgte organisering: Hvorfor rammestyring? Hvorfor BUM? Hvorfor modificeret BUM? Hvorfor denne personalesammensætning? Hvorfor en, to eller mange "indgange" til ydelserne? Og hvad skal der til for at få styrkerne fra den valgte organisering frem og få minimeret svaghederne?
BDO kan bistå med udvikling og implementering af organisationsdesign, analysere opgaver i forhold til mål og strategi, værdier, sikre en hensigtsmæssig arbejdsdeling (struktur), se på ledelse og samarbejde (kultur), ligesom vi kan give sparring på chef- og ledelsesniveau.
Oftest vil en organisationsanalyse og en implementering af anbefalingerne i en organisationsanalyse være efterfulgt af udarbejdelse og implementering af nye hensigtsmæssige arbejdsgangsbeskrivelser mv.
Arbejdsgangsanalyser
Som led i at komme ineffektive arbejdsgange til livs har BDO haft succes med at udarbejde arbejdsgangsanalyser, der udover at illustrere de nuværende arbejdsganges eventuelle mangler og svagheder, kan bruges om afsæt til at etablere nye og effektive arbejdsgange.
Der arbejdes med udgangspunkt i work-flow diagrammer, hvilket sikrer, at der tages stilling til alle dele af et givet sagsflow. Work-flow diagrammer udarbejdets af konsulenterne fra BDO i en løbende proces, hvor medarbejderinddragelse er essentielt, da dette sikrer forankring af nye arbejdsgange sidenhen.
Der vil typisk blive arbejdet med både nuværende praksis og fremtidige muligheder med udgangspunkt i gældende lovgivning, kvalitetsstandarder, ydelseskatalog og økonomisk ramme.
Processen vil sætte fokus på de områder, hvor der pt. blandt medabrejderen er forskellig opfattelse af praksis og give rum for diskussioner af fremtidig praksis, ligesom eventuelle organisatoriske eller kompetencemæssige problemstillinger vil dukke op undervejs.
På baggrund af kortlægningen af arbejdsgangene identificeres oplagte effektiviseringsgevinster og væsentlige faglige og organisatoriske udviklingspotentialer, der kan danne baggrund for en videre proces.
Udarbejdelse af kvalitetsmål - fx via kvalitetsstandarder
I bestræbelserne på at styre det kommunale sundhedsområde anbefaler BDO, at der udarbejdes kvalitetsstandarder for området. Disse skal være et udtryk for det politisk besluttede serviceniveau.
BDO kan bistå med udarbejdelse af ambitiøse og realistiske kvalitetsstandarder med tilhørende indsatskataloger/ydelseskataloger og faglige standarder for udvalgte områder.
En væsentlig del af disse styringsredskaber er implementering af resultatmål og dokumentation af, hvorvidt de, i kvalitetsstandarderne og indsatskatalogerne, opstillede mål indfries.
Implementering af effektmåling og/eller resultatmål
BDO kan bistå med at implementere egentlige effekt- eller resultatmål på det kommunale sundhedsområde. Medarbejderinddragelse er essentiel her, da det er medarbejderne, der efterfølgende skal tage ejerskab på de opstillede mål, ligesom det er medrabejderne, der skal gennemføre målingerne, der gøres til en integreret del af arbejdsgangen på området.
Målingerne kan blandt andet fungere som et led i at fastsætte et ensartet serviceniveau på området, ligesom målfastsættelsen vil sende signaler til det politiske niveau om, at man får noget for pengene, hvis/når indsatserne virker efter hensigten.
Det kan være en udfordring at formulere og fastsætte mål, der er målbare, og BDO har derfor udviklet en metode til dette arbejde. Metoden sikrer, at kommunen med afsæt i kvalitetsstandarder og indsatskataloger får formuleret såvel overordnede og forventede mål og effekter af en given indsats, samt at der for hvert mål ligeledes formuleres kriterier for indsatsen samt indikatorer for, hvordan man vil observere, at et givet mål er indfriet. På en enkel og systematisk måde udvikles og formuleres grundlaget for opfølgning på målene, og der tages udgangspunkt i de begreber, der anvendes i den enkelte kommune.
Dokumentation af effekt og indsats
BDO har værktøjerne og metoderne, der kan hjælpe kommunerne med dokumentationsarbejdet i forhold til effekterne/resultaterne af de respektive indsatser. Både på kollektivt og individniveau.
Hvad er startstatus, midtvejsstaatus, slutstatus - og hvad er status fx 6 måneder efter end indsats?
Kun få kommunale sundhedsindsatser er systematisk evaluerede med henblik på effekt. Det forudsætter kompetencer hos medarbejderne, og det forudsætter udvikling af realistiske og valide monitorerings- og evalueringssystemer, der gør det muligt at vurdere, om de ønskede effekter og resultater opnås, og dermed også at træffe kvalificerede beslutninger om det videre forløb.
Her kan BDO sammen med kommunerne etablere en database (AØL) til den enkelte kommune, der kan skabe et overblik over indsats og effekt.
Økonomi- og ressourcestyring
En analyse af økonomi- og ressourcestyringen af det kommunale sundhedsområde dækker bredt, men vil altid indeholde:
- En vurdering af antallet af gennemførte borgerforløb i forhold til ressourcerne til rådighed
- En vurdering af og anbefalinger i forhold til procedurer for økonomi- og ressourceopfølgning
- En vurdering af økonomistyringsværktøjerne
- Drøftelse og undervisning i god økonomi- og ressourcestyring på området - herunder en præsentation og en gennemgang af de mest grundlæggende principper for økonomi- og ressourcestyring af området.
BTP/ATA-målinger
Ofte kan det være vanskeligt at skabe sig et overblik over, om man bruger sine personaleressourcer hensigtsmæssigt. BDO kan bistå med udarbejdelse og gennemførelse af en BTP/ATA-måling på området. Typisk vil en sådan måling strække sig over tidsregistreringer over 14 dage, hvorefter BDO analyserer data og udarbejder en rapport, hvor personalets BTP/ATA-tid blandt andet fremgår.
BTP/ATA-tid kan bruges som et ledelsesværktøj, hvor man kan se, om personalet bruger tiden effektivt, eller om man, fx ved at ændre i nogle arbejdsgange og prioriteringer, kan opnå en anden BTP/ATA-tid.
Her vil der typisk være fokus på, hvad personalet bruger deres "øvrig tid" til, og en ATA-måling kan bruges som et dialogværktøj i forhold til en mere effektiv arbejdstilrettelæggelse.