Kontrolbud på madområdet
Beregning og afgivelse af kontrolbud på madområdet - en udfordring for de kommunale leverandører
Baggrund – fokus på konkurrenceudsættelse
Konkurrenceudsættelse står højt på den kommunale og landspolitiske dagsorden, og fra 2009 er kommunerne via en ændring i styrelsesloven forpligtet til at formulere en egentlig udbudsstrategi. Regeringen og KL har aftalt, at stadig flere kommunale driftsopgaver skal konkurrenceudsættes, idet kommunerne hermed får skabt et grundlag for at vurdere, om opgaverne kan løses bedre og mere effektivt end i dag. Vi ser derfor et øget antal af kommuner, der vælger at sende produktion og levering af mad til ældre i udbud.
Samtidig har mange kommuner imidlertid også besluttet, at de nuværende kommunale leverandører af mad til ældre skal have mulighed for at bevare de opgaver der konkurrenceudsættes, såfremt den kommunale leverandør bedre og billigere kan opfylde de krav, som kommunen formulerer i udbudsmaterialet.
For at konkurrencen mellem de kommunale og private leverandører bliver reel og gennemsigtig, er der lovgivningsmæssigt strammet op på de regler, som kommunerne skal følge i udarbejdelse af eget bud (der ofte også kaldes kommunens ”kontrolbud”).
Skærpede regler for kontrolbud
Kommunernes kontrolbud skal generelt udarbejdes på samme vilkår som de eksterne bud. Med det nye regelsæt stilles bindende krav, til den måde, hvorpå priserne i de kommunale kontrolbud beregnes, ligesom det er et krav at kommunerne kan dokumentere deres beregninger.
Samtidig er der givet mulighed for, at Klagenævnet for Udbud fremover kan behandle klager vedrørende kommunens overtrædelse af reglerne om beregning og afgivelse af kontrolbud.
Udfordringerne for den kommunale leverandør
Udover at skulle sætte sig ind i reglerne for udarbejdelse af kontrolbud, vil en anden af udfordringerne for de kommunale leverandører ofte være, at det nu forudsættes, at der sker en personmæssig adskillelse mellem de der udarbejder kontrolbud, og de der skal vurdere de indkomne bud.
Der skal med andre ord etableres en form for ”skodder” mellem den kommunale bestiller og udfører, hvilket kan føre til, at den kommunale leverandør kommer til at stå forholdsvis alene i forhold til at håndtere de konkrete udfordringer og spørgsmål, som udarbejdelsen af et kontrolbud ofte rejser.
Hvad kan BDO Kommunernes Revision tilbyde?
BDO Kommunernes Revision har stor erfaring og viden om kommunernes problemstillinger. Vores erfarne team af konsulenter på det kostøkonomiske område har inden for de sidste 15 år lavet analyser i over 300 kommunale og regionale produktionskøkkener, modtagerkøkkener og caféer. Vi har gennem flere år bistået en lang række kommunale leverandører af mad til ældre med at udarbejde deres kontrolbud, og vi har herigennem opnået stor erfaring med at løse de problemstillinger, som arbejdet typisk medfører.
Det er BDO Kommunernes Revisions grundlæggende holdning, at løsningerne udarbejdes i tæt dialog med kunden, så resultaterne tilpasses forholdene i den enkelte kommune. Vi ligger også stor vægt på at forankre den i processen oparbejdet viden i kommunen.
På den baggrund kan vi bidrage til at den kommunale leverandør får afgivet et tilbud, som dels matcher de krav, der formuleres i udbudsmaterialet, dels giver et fyldestgørende billede af leverandørens fremadrettede opgaveløsning.
Gennem vores rådgivning kan vi sikre, at prissætningen i kommunens kontrolbud følger de gældende regler, ligesom vi kan yde bistand i forhold til at styre og tilrettelægge en fornuftig proces. I forbindelse med processen synliggør vi desuden eventuelle opgaver der løses af køkkenorganisationen, men som ikke er indeholdt i udbuddet.
Hos BDO Kommunernes Revision lægger vi vægt på at yde bistand, som er tilpasset efter kundens behov. Konkret kan vores bistand til kontrolbud derfor også bestå af et eller flere af følgende elementer:
- Vi kan stå for gennemførsel af hele den proces, der skal føre til beregning og afgivelse af kontrolbud
- Vi kan udarbejde hele eller dele af det skriftlige kontrolbud
- Vi kan stå for udarbejdelse af prisberegningen i kontrolbuddet
- Vi kan kvalitetssikre kommunens egen prisberegning
- Vi kan yde bistand ved implementering af det fremtidige serviceniveau jvf. udbuddet, både i forhold til den kommunale leverandør af mad og i forhold til plejecentrene / hjemmeplejen
Hvis du vil vide mere…
Ønsker du en drøftelse af udfordringerne forbundet med udarbejdelse af kontrolbud, er du velkommen til at kontakte en af vores medarbejdere på området.