GENOPTRÆNING
Antallet af genoptræningsplaner fra Regionerne er steget eksplosivt, siden kommunerne overtog genoptrænings- og betalingsforpligtigelsen af almindelig ambulant og specialiseret genoptræning. Flere kommuner oplever problemer med at overholde egne kvalitetsstandarder vedr. ventetider som følge af, at væksten på området ikke er fulgt op med et fokus på arbejdstilrettelæggelser, effektiviseringer og tættere økonomi- og ressourcestyring.
Det kommunale genoptræningsområde befinder sig i et krydsfelt af besparelser, stigende efterspørgsel på ydelserne, øget politisk bevågenhed og pres fra private leverandører, ligesom krav om, at kvaliteten af arbejdet i den kommunale genoptræning intensiveres.
BDO kan hjælpe på vej.
Organisationsanalyse
Er området organiseret hensigtsmæssigt i forhold til at sikre en effektiv og sikker drift?
Her tages udgangspunkt i den valgte organisering, men BDO vil udfordre kommunen på den valgte organisering: Hvorfor rammestyring? Hvorfor BUM? Eller hvorfor modificeret BUM? Og hvad skal der til for at få styrkerne fra den valgte organisering frem og få minimeret svaghederne?
Uanfægtet den valgte organisering vil en organisationsanalyse foretaget af BDO altid indeholde vurderinger af, om der er en klar og entydig afklaring af kompetencer, ansvar, serviceniveau osv.
BDO kan bistå med udvikling og implementering af organisationsdesign, analysere opgaver i forhold til mål og strategi, værdier, sikre en hensigtsmæssig arbejdsdeling (struktur), se på ledelse og samarbejde (kultur), ligesom vi kan give sparring på chef- og ledelsesniveau.
Implementering af effektmåling
BDO kan bistå med at implementere egentlige effektmål på genoptræningsområdet.
Medarbejderinddragelse er essentielt her, da det er medarbejderne, der efterfølgende skal tage ejerskab på de opstillede effektmål, ligesom det er medarbejderne, der skal gennemføre målingerne, der gøres til en integreret del af arbejdsgangen på området.
Effektmålinger kan blandt andet fungere som et led i at fastsætte et ensartet serviceniveau på området.
Sagsgennemgang
Via en sagsgennemgang af x-antal sager kan der skabes overblik over og viden om rettidighed og korrektheden i sagsbehandlingen.
I sagsgennemgangen kan der både fokuseres på en evt. myndighedsafdelings sagsbehandling ifm. visitationen og udførers sagsbehandling.
Formålet er således at få nogle objektive konstateringer, der i en efterfølgende analyse kan bruges som fokuspunkter i interview og afdækning af arbejdsgange. Endvidere er formålet med sagsgennemgangen over en periode at kunne foretage en form for sagsanalyse med fokus på flowet i sagsarbejdet. Endelig skal sagsgennemgangen bidrage til at give et grundlag for evt. at revidere standardprocedurer og skabeloner, som sikrer korrekt, ensartet og velfungerende bevilling og sagsbehandling på træningsområdet.
I en sagsgennemgang vil følgende typisk blive vurderet:
- Bevilges genoptræning m.m. i overensstemmelse med kommunens formelle krav, kvalitetsstandarder og ydelseskatalog, herunder holdes sagsfrister
- Tidsfaktoren i sagsgangen - Hvornår kommer sagen ind, hvornår ekspederes den videre, og hvornår handles der i praksis på visitationen
- Om kommunen har en ensartet praksis for bevilling af genoptræning på tværs af visitatorer og dermed et ensartet serviceniveau på tværs af kommunen?
- Praksis for journalisering og dokumentation i sagerne
Arbejdsgangsanalyser
Der arbejdes med udgangspunkt i work-flow diagrammer, hvilket sikrer, at der tages stilling til alle dele af et givent sagsflow. Work-flow diagrammer udarbejdes af konsulenter fra BDO i en løbende proces, hvor medarbejderinddragelse er essentielt.
Der vil typisk blive arbejdet med både nuværende praksis og fremtidige muligheder med udgangspunkt i gældende lovgivning, kvalitetsstandarder, ydelseskatalog og økonomiske rammer.
Processen vil sætte fokus på de områder, hvor der p.t. blandt medarbejderne er forskellig opfattelse af praksis og give rum for diskussioner af fremtidig praksis, ligesom eventuelle organisatoriske eller kompetencemæssige problemstillinger vil dukke op undervejs.
På baggrund af kortlægningen af arbejdsgangene identificeres oplagte effektiviseringsgevinster, og væsentlige faglige og organisatoriske udviklingspotentialer, der kan danne baggrund for en videre proces.
Økonomi- og ressourcestyring
En analyse af økonomi- og ressourcestyringen af genoptræningsområdet dækker bredt, men vil altid indeholde:
- En vurdering af og anbefalinger i forhold til eksisterende procedurer for økonomi- og ressourceopfølgning
- En vurdering af økonomistyringsværktøjerne
- Drøftelse og undervisning i god økonomi- og ressourcestyring på området - herunder en præsentation og en gennemgang af de mest grundlæggende principper for økonomi- og ressourcestyring af området.
BTP/ATA-målinger
BDO kan bistå med udarbejdelsen og gennemførelsen af en BTP/ATA-måling på området. Typisk vil en sådan måling strække sig over tidsregistreringer over 14 dage, hvorefter BDO analyserer data og udarbejder en rapport, hvor terapeuternes BTP/ATA blandt andet fremgår.
BTP/ATA-tid kan bruges som et ledelsesværktøj, hvor man kan se, om terapeuterne bruger tiden effektivt, eller om man, f.eks. ved at ændre i nogle arbejdsgange og prioriteringer, kan opnå en anden BTP/ATA-tid.